Pools nieuwe MOS e-portaal wordt het enige kanaal voor verblijfsvergunningaanvragen nu de overheid de kosten verviervoudigt

Polen heeft een digitale Rubicon overschreden. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle tijdelijke verblijfsvergunningen – inclusief verlengingen voor langdurige gedetacheerden en gezinsleden – uitsluitend via het overheidsportaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) worden ingediend. Papieren dossiers die bij een van de 16 provinciale kantoren worden ingeleverd, worden voortaan juridisch beschouwd als “niet ingediend”, waardoor bedrijven en buitenlandse werknemers van de ene op de andere dag verplicht zijn over te schakelen op de online procedure.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat deze maatregel de verwerkingstijden met 30% zal verkorten zodra de kinderziektes zijn opgelost. Om extra casemanagers en cyberbeveiliging te bekostigen, is het standaardtarief voor een verblijfsvergunning gestegen van 100 naar 400 PLN, terwijl vergunningen voor gedetacheerde werknemers nu 800 PLN kosten. Ook de consulaire tarieven gingen omhoog: nationale visa (type D) stegen naar €200 en Schengenvisa (type C) naar €90. De budgetten voor bedrijfsmobiliteit in 2026 werden hiermee in één klap uitgehold, waardoor HR-teams hun prognoses moeten bijstellen of de kosten moeten doorberekenen aan de business units.



Vroege gebruikers prijzen de mogelijkheid om cases in real-time te volgen, maar klagen over storingen: gekwalificeerde e-handtekeningcertificaten laden niet; sessies verlopen zonder waarschuwing; de betaalgateway accepteert sommige buitenlandse creditcards niet. Kleinere werkgevers buiten de grote steden staan voor een steile leercurve, omdat ze Trusted-Profile-inloggegevens in het Pools moeten aanmaken en personeel moeten trainen in het gebruik van MOS. Immigratieadviseurs raden aan om van elke stap een screenshot te maken – een niet-opgeslagen concept dat verloren gaat bij een crash telt namelijk als een gemiste deadline.

Strategisch gezien is deze verandering slechts de eerste stap. Tegen midden 2026 wil de overheid ook permanente verblijfsvergunningen, naturalisaties, Blue Card-aanvragen en seizoenswerkersregistraties via MOS laten verlopen. Bedrijven die het e-handtekeningproces standaardiseren, extra budget reserveren (ongeveer 2.000–2.500 PLN per buitenlandse werknemer) en de expertise van “power users” centraliseren, zullen de overgang het beste doorstaan. Wie dat niet doet, loopt het risico dat werknemers hun verblijfsstatus verliezen – en daarmee ook het recht om te werken – omdat een papieren dossier niet langer in behandeling wordt genomen.