Polen heeft de digitale overstap gemaakt in zijn immigratiesysteem. Sinds 1 januari 2026 moeten alle tijdelijke verblijfsvergunningen – inclusief verlengingen voor langdurige gedetacheerden, Blue Card-houders en familieleden – uitsluitend via het overheidsportaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) worden ingediend. Papieren dossiers die bij een van de 16 provinciale kantoren worden ingeleverd, worden juridisch gezien als “niet ingediend” beschouwd, waardoor werkgevers en buitenlandse werknemers gedwongen worden om volledig over te stappen op een 100% online werkwijze.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat deze verandering de verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten zodra kinderziektes zijn opgelost. Om extra casemanagers, cloudhosting en cyberbeveiliging te financieren, zijn de aanvraagkosten fors gestegen: het standaardtarief voor een verblijfsvergunning gaat van 100 naar 400 PLN, terwijl vergunningen voor gedetacheerden stijgen naar 800 PLN. Ook de consulaire tarieven gingen per 1 januari omhoog, met nationale visa (type D) die naar €200 stijgen en Schengenvisa (type C) naar €90.
![Pools MOS e-portaal nu verplicht voor alle verblijfsvergunningaanvragen, terwijl de aanvraagkosten verviervoudigen]()
Vroege gebruikers prijzen de mogelijkheid om dossiers in real-time te volgen, maar melden ook groeipijnen: gekwalificeerde e-handtekeningcertificaten laden niet altijd, sessies verlopen zonder waarschuwing en de Poolstalige interface vormt een struikelblok voor kleinere werkgevers. Immigratieadviseurs raden daarom aan om van elke stap een screenshot te maken en rekening te houden met twee tot drie extra uren per aanvraag totdat het platform stabiel is.
Strategisch gezien is de lancering van MOS slechts fase één. Verzoeken voor permanente verblijfsvergunningen, naturalisatie, seizoenswerkers en EU Blue Cards worden medio 2026 aan het portaal toegevoegd. Bedrijven die het gebruik van e-handtekeningen standaardiseren, een extra budget van 2.000 tot 2.500 PLN per buitenlandse werknemer reserveren en interne “power users” opleiden, zullen de overgang het beste doorstaan. Wie dat niet doet, loopt het risico dat werknemers hun verblijfsstatus verliezen en daarmee ook het recht om te werken, omdat papieren dossiers niet meer in behandeling worden genomen.
Voor mobility managers binnen bedrijven is de prioriteitenlijst helder: breng MOS-rollen en -rechten in kaart, train HR-medewerkers, werk kostenramingen bij en pas detacheringsbrieven aan om de hogere overheidskosten te verwerken. Wie zich niet aanpast, riskeert dat nieuwe medewerkers bij de grens stranden of dat het bedrijf geconfronteerd wordt met forse administratieve boetes.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat deze verandering de verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten zodra kinderziektes zijn opgelost. Om extra casemanagers, cloudhosting en cyberbeveiliging te financieren, zijn de aanvraagkosten fors gestegen: het standaardtarief voor een verblijfsvergunning gaat van 100 naar 400 PLN, terwijl vergunningen voor gedetacheerden stijgen naar 800 PLN. Ook de consulaire tarieven gingen per 1 januari omhoog, met nationale visa (type D) die naar €200 stijgen en Schengenvisa (type C) naar €90.
Vroege gebruikers prijzen de mogelijkheid om dossiers in real-time te volgen, maar melden ook groeipijnen: gekwalificeerde e-handtekeningcertificaten laden niet altijd, sessies verlopen zonder waarschuwing en de Poolstalige interface vormt een struikelblok voor kleinere werkgevers. Immigratieadviseurs raden daarom aan om van elke stap een screenshot te maken en rekening te houden met twee tot drie extra uren per aanvraag totdat het platform stabiel is.
Strategisch gezien is de lancering van MOS slechts fase één. Verzoeken voor permanente verblijfsvergunningen, naturalisatie, seizoenswerkers en EU Blue Cards worden medio 2026 aan het portaal toegevoegd. Bedrijven die het gebruik van e-handtekeningen standaardiseren, een extra budget van 2.000 tot 2.500 PLN per buitenlandse werknemer reserveren en interne “power users” opleiden, zullen de overgang het beste doorstaan. Wie dat niet doet, loopt het risico dat werknemers hun verblijfsstatus verliezen en daarmee ook het recht om te werken, omdat papieren dossiers niet meer in behandeling worden genomen.
Voor mobility managers binnen bedrijven is de prioriteitenlijst helder: breng MOS-rollen en -rechten in kaart, train HR-medewerkers, werk kostenramingen bij en pas detacheringsbrieven aan om de hogere overheidskosten te verwerken. Wie zich niet aanpast, riskeert dat nieuwe medewerkers bij de grens stranden of dat het bedrijf geconfronteerd wordt met forse administratieve boetes.
Hoe VisaHQ kan helpen
VisaHQ vereenvoudigt de visumaanvraag voor particulieren en bedrijven. Bekijk de actuele reisvereisten, bereid de benodigde documenten voor en beheer uw aanvraag online via het VisaHQ-portaal voor Polen.Meer van Polen
Bekijk alles
Pools nieuwe MOS e-portaal wordt het enige kanaal voor verblijfsvergunningaanvragen nu de overheid de kosten verviervoudigt
Tijdelijke bescherming voor een miljoen Oekraïners in Polen verlengd tot maart 2026; nadruk ligt nu op integratie
