Polen heeft de laatste grote stap gezet in de hervorming van zijn immigratiebeleid voor 2025. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle tijdelijke verblijfsvergunningen—of het nu gaat om nieuwe gedetacheerden, verlengingen van de EU Blue Card of gezinsleden—via het Moduł Obsługi Spraw (MOS) portaal worden aangevraagd. Papieren dossiers die bij een van de 16 provinciale kantoren worden ingeleverd, worden voortaan juridisch als “niet ingediend” beschouwd, wat HR- en mobiliteitsteams dwingt hun processen van de ene op de andere dag te digitaliseren. Het ministerie van Binnenlandse Zaken belooft dat de overstap de gemiddelde verwerkingstijd met 30% zal verkorten, maar de eerste week verliep met time-outs, fouten bij het uploaden van e-handtekeningen en een race om Poolstalige screenshots te maken als bewijs van tijdige indiening.
De digitalisering gaat gepaard met forse prijsstijgingen. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning is gestegen van 100 naar 400 PLN, en voor vergunningen voor gedetacheerden naar 800 PLN. Ook de consulaire tarieven zijn verhoogd, waardoor het nationale visum (type D) nu €200 kost en het Schengenvisum (type C) €90. Budgetten die nog maar enkele weken geleden zijn opgesteld, zijn hierdoor al achterhaald en offertes voor verhuizingen worden overal opnieuw uitgebracht.
![Polen schakelt volledig over op online MOS-portaal nu kosten voor verblijfsvergunning verviervoudigen]()
Voor werkgevers is de directe uitdaging operationeel: gedetacheerden hebben een Trusted-Profile login of EU eID en een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig—documenten die in drukke periodes tot een week kunnen duren om te verkrijgen. Kleinere bedrijven melden dat de interface, die alleen in het Pools beschikbaar is, de voorbereiding van dossiers met twee tot drie uur vertraagt. Immigratieadviseurs raden aan om van elke stap een screenshot te maken, omdat een vastgelopen MOS-sessie de indiening zonder waarschuwing kan wissen. Vroege gebruikers waarderen de mogelijkheid om dossiers in real-time te volgen, maar waarschuwen dat de leercurve aanzienlijk is.
Strategisch gezien geldt fase één van MOS alleen voor tijdelijke verblijfsvergunningen; aanvragen voor permanente verblijfsvergunningen, burgerschap, seizoenswerkers en EU Blue Cards zullen later in 2026 volgen. Bedrijven die nu investeren in het verkrijgen van e-handtekeningen, training van personeel en het opbouwen van gecentraliseerde “power-user” kennis, zullen het beste voorbereid zijn om te voldoen aan de nieuwe regels. Wie achterblijft, loopt het risico dat werknemers hun verblijfsstatus verliezen. Mobiliteitsmanagers doen er goed aan hun kostenramingen bij te werken, arbeidscontracten aan te passen aan de hogere overheidskosten en reizende werknemers te waarschuwen dat een afgewezen MOS-aanvraag wordt gezien als nooit ingediend—waardoor de buitenlandse werknemer geen wettige basis meer heeft om in Polen te verblijven of te werken.
De digitalisering gaat gepaard met forse prijsstijgingen. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning is gestegen van 100 naar 400 PLN, en voor vergunningen voor gedetacheerden naar 800 PLN. Ook de consulaire tarieven zijn verhoogd, waardoor het nationale visum (type D) nu €200 kost en het Schengenvisum (type C) €90. Budgetten die nog maar enkele weken geleden zijn opgesteld, zijn hierdoor al achterhaald en offertes voor verhuizingen worden overal opnieuw uitgebracht.
Voor werkgevers is de directe uitdaging operationeel: gedetacheerden hebben een Trusted-Profile login of EU eID en een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig—documenten die in drukke periodes tot een week kunnen duren om te verkrijgen. Kleinere bedrijven melden dat de interface, die alleen in het Pools beschikbaar is, de voorbereiding van dossiers met twee tot drie uur vertraagt. Immigratieadviseurs raden aan om van elke stap een screenshot te maken, omdat een vastgelopen MOS-sessie de indiening zonder waarschuwing kan wissen. Vroege gebruikers waarderen de mogelijkheid om dossiers in real-time te volgen, maar waarschuwen dat de leercurve aanzienlijk is.
Strategisch gezien geldt fase één van MOS alleen voor tijdelijke verblijfsvergunningen; aanvragen voor permanente verblijfsvergunningen, burgerschap, seizoenswerkers en EU Blue Cards zullen later in 2026 volgen. Bedrijven die nu investeren in het verkrijgen van e-handtekeningen, training van personeel en het opbouwen van gecentraliseerde “power-user” kennis, zullen het beste voorbereid zijn om te voldoen aan de nieuwe regels. Wie achterblijft, loopt het risico dat werknemers hun verblijfsstatus verliezen. Mobiliteitsmanagers doen er goed aan hun kostenramingen bij te werken, arbeidscontracten aan te passen aan de hogere overheidskosten en reizende werknemers te waarschuwen dat een afgewezen MOS-aanvraag wordt gezien als nooit ingediend—waardoor de buitenlandse werknemer geen wettige basis meer heeft om in Polen te verblijven of te werken.
