Ba Lan chuyển sang cổng MOS trực tuyến duy nhất khi phí cấp giấy phép cư trú tăng gấp bốn lần

Ba Lan đã chính thức triển khai bước cuối cùng trong cải cách nhập cư năm 2025. Từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép cư trú tạm thời—dù là cho nhân viên mới đến, gia hạn Thẻ Xanh EU hay người thân đi kèm—đều phải nộp qua cổng Moduł Obsługi Spraw (MOS). Hồ sơ giấy gửi đến bất kỳ văn phòng tỉnh nào trong số 16 tỉnh sẽ bị coi là “không hợp lệ”, buộc các bộ phận nhân sự và di chuyển phải chuyển đổi quy trình ngay lập tức. Bộ Nội vụ cho biết việc chuyển sang hệ thống số sẽ giảm thời gian xử lý trung bình 30%, nhưng tuần đầu tiên đã gặp nhiều lỗi như hết thời gian xử lý, lỗi tải chữ ký điện tử và phải chụp màn hình bằng tiếng Ba Lan để chứng minh đã nộp đúng hạn.

Việc chuyển đổi số đi kèm với mức phí tăng mạnh. Phí giấy phép cư trú tiêu chuẩn đã tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, giấy phép lao động tạm thời lên 800 PLN. Phí lãnh sự cũng tăng tương ứng, visa quốc gia (loại D) lên 200 euro và visa Schengen (loại C) lên 90 euro. Các ngân sách được lập chỉ vài tuần trước đã bị phá vỡ, và các báo giá chuyển đổi nhân sự đang được cập nhật lại trên diện rộng.



Đối với nhà tuyển dụng, khó khăn trước mắt là vận hành: nhân viên cần đăng nhập bằng Trusted-Profile hoặc EU eID và có chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn—những thứ có thể mất đến một tuần để hoàn tất vào thời điểm cao điểm. Các công ty nhỏ cho biết giao diện chỉ có tiếng Ba Lan làm chậm quá trình chuẩn bị hồ sơ từ 2 đến 3 giờ. Các chuyên gia tư vấn nhập cư khuyên nhân viên nên chụp màn hình từng bước, vì nếu MOS bị lỗi thì toàn bộ hồ sơ sẽ bị mất mà không có cảnh báo. Những người dùng đầu tiên đánh giá việc theo dõi hồ sơ theo thời gian thực là điểm cộng, nhưng cũng cảnh báo rằng việc làm quen với hệ thống không hề đơn giản.

Về chiến lược, giai đoạn một của MOS chỉ áp dụng cho giấy phép cư trú tạm thời; các hồ sơ thường trú, quốc tịch, lao động mùa vụ và Thẻ Xanh EU sẽ được chuyển sang hệ thống này trong năm 2026. Các công ty đầu tư sớm vào chữ ký điện tử, đào tạo nhân viên và xây dựng kiến thức chuyên sâu sẽ có lợi thế tuân thủ, trong khi những đơn vị chậm trễ có nguy cơ nhân viên mất tư cách hợp pháp. Các quản lý di chuyển nên cập nhật dự toán chi phí, điều chỉnh thư mời làm việc để phản ánh mức phí nhà nước tăng cao và cảnh báo nhân viên đi công tác rằng hồ sơ MOS bị từ chối sẽ được coi như chưa từng nộp—khiến người nước ngoài không còn cơ sở pháp lý để ở lại hoặc làm việc tại Ba Lan.