Internationaal Beschermingsbureau schakelt volledig over op digitale communicatie en roept aanvragers op hun contactgegevens bij te werken

Het Ierse International Protection Office (IPO) bevestigde in een update op 7 april dat het nu werkt volgens een “digital-first” model, waarbij alle correspondentie per e-mail moet worden ingediend in plaats van per post. Asielzoekers of personen die verblijfsvergunning aanvragen, lopen het risico dat hun zaak wordt behandeld op basis van bestaande informatie of zelfs wordt gesloten als zij geen werkend e-mailadres aanleveren en herhaalde contactpogingen mislukken.

Deze stap maakt deel uit van een meerjarig moderniseringsprogramma, dat al heeft geleid tot de lancering van het IPO Applicant Portal en een intake-systeem met twee locaties, waarbij gezinnen en alleenstaanden worden verdeeld tussen het Citywest Convention Centre en Timberlay House in het centrum van Dublin. Door het gebruik van papieren dossiers af te schaffen, wil het IPO de gemiddelde verwerkingstijd verkorten, die voor sommige nationaliteiten inmiddels meer dan twee jaar bedraagt, en medewerkers vrijmaken voor inhoudelijke gesprekken in plaats van administratieve taken.



Voor werkgevers is deze verandering belangrijk, omdat vertragingen of sluitingen van beschermingszaken invloed kunnen hebben op het recht om te werken onder Sectie 16 van de International Protection Act, zodra de wachttijd van negen maanden is verstreken. HR-teams moeten er daarom voor zorgen dat werknemers of opdrachtnemers met lopende IPO-zaken hun contactgegevens actueel houden en regelmatig hun portalaccounts controleren.

Immigratieadviseurs juichen de digitalisering toe, maar waarschuwen dat sommige kwetsbare aanvragers geen stabiele internettoegang of digitale vaardigheden hebben. Het IPO benadrukt dat tolken en hulp ter plaatse tijdens openingstijden beschikbaar blijven en dat er gedrukte richtlijnen in 13 talen kunnen worden gedownload voor verspreiding binnen gemeenschappen.

De update herhaalt ook dat begunstigden van de EU-richtlijn tijdelijke bescherming – met name Oekraïners – hun verblijfs- en werkvergunning in Ierland behouden tot minstens 4 maart 2026, maar dat zij hun Irish Residence Permit-kaarten moeten vernieuwen. Bedrijven die Oekraïense werknemers in dienst hebben, wordt aangeraden de vervaldatums van deze vergunningen goed in de agenda te zetten om onbedoelde onderbrekingen in de werkvergunning te voorkomen.