Czescy pracodawcy od 1 kwietnia 2026 r. muszą korzystać z nowego cyfrowego portalu JMHZ do zgłaszania wszystkich pracowników zagranicznych

Ostatnia chwila na przypomnienie od Ministerstwa Pracy i Spraw Socjalnych (MPSV): od dziś każdy czeski pracodawca zatrudniający lub zwalniający obywatela kraju spoza UE musi zgłaszać te zmiany wyłącznie przez nowy portal Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Do północy 31 marca firmy mogły jeszcze spełnić obowiązek informacyjny, wysyłając „Informační kartu” (rozpoczęcie pracy) lub „Sdělení” (zakończenie pracy) e-mailem do lokalnego Urzędu Pracy. Te kanały zostały już wyłączone; próby przesłania papierowego formularza lub ad hoc e-maila będą odrzucane. Wdrożenie JMHZ kończy dwuletni proces cyfryzacji, który rozpoczął się w połowie 2024 roku i ma na celu odciążyć pracowników urzędów pracy od wprowadzania danych, pozwalając im skupić się na kontroli. Praktycznie firmy mają trzy sposoby na spełnienie wymogów: (1) zalogować się do formularza internetowego za pomocą identyfikatora data-box lub BankID; (2) przesłać plik XML przez data-box; (3) połączyć swój system HR bezpośrednio z API MPSV. Każda wiadomość XML może obejmować do 10 pracowników, a zgłoszenia przez pełnomocnika są dozwolone po wydaniu odpowiedniego upoważnienia – co jest przydatne dla dostawców usług globalnej mobilności obsługujących wielu klientów. Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia w terminie (do 10 dni od zdarzenia) grozi karą do 100 000 CZK. Zespoły ds. globalnej mobilności powinny sprawdzić, czy dane dostępowe do data-box ich czeskich podmiotów są aktywne oraz czy nowe kody CZ-NACE 2025 są uwzględnione w eksportach z systemów HRIS – aktualizacja klasyfikacji obowiązuje od 20 stycznia. Pracodawcy korzystający z regionalnych dostawców usług płacowych będą musieli podpisać z nimi zaktualizowaną umowę o przetwarzaniu danych, ponieważ dostawca będzie teraz przesyłał dane osobowe (skany paszportów, numery zezwoleń na pobyt) bezpośrednio na serwery Urzędu Pracy. Doradcy imigracyjni ostrzegają, że pierwszy miesięczny cykl raportowania – z terminem do 20 kwietnia za zatrudnienia w marcu – będzie prawdziwym testem. Międzynarodowe firmy z rotacyjnymi pracownikami powinny przygotować ściągawki dla menedżerów liniowych, aby odejścia, wcześniejsze rozwiązania umów i transfery wewnątrzfirmowe były zgłaszane do działu mobilności na bieżąco. Urząd Pracy zapowiedział, że w kwietniu będzie wykazywał wyrozumiałość, ale od maja rozpocznie kontrole; kary mogą obejmować tymczasowe zawieszenie testów rynku pracy, co skutecznie zablokuje nowe wnioski o pozwolenia na pracę dla pracowników spoza UE.