Belgia wprowadza obowiązek korzystania z internetowego portalu przy składaniu wniosków o krótkoterminowe pozwolenia na pracę

Belgia zakończyła ostatni etap cyfryzacji procesu imigracyjnego, wprowadzając od 1 maja 2026 roku obowiązek składania przez pracodawców w całym kraju wszystkich wniosków o pozwolenie na pracę typu B oraz pozwolenia dla pracowników transgranicznych wyłącznie za pośrednictwem federalnego portalu „Praca w Belgii”. Ogłoszona 29 maja zmiana eliminuje dotychczasowe, regionalne kanały e-mailowe, które od dawna utrudniały międzynarodowym firmom przenoszenie pracowników do Brukseli, Flandrii i Walonii. Zgodnie z nowymi przepisami zespoły HR będą przesyłać formularze i dokumenty bezpośrednio na portal, który w czasie rzeczywistym weryfikuje dane i nadaje numer sprawy, umożliwiający śledzenie statusu zarówno przez firmy, jak i władze regionalne. Urzędnicy podkreślają, że automatyczne kontrole ograniczą wielokrotne prośby o uzupełnienie brakujących informacji, które wcześniej wydłużały czas rozpatrywania wniosków o tygodnie. Dla przedsiębiorstw korzyści są podwójne: ujednolicone wymagania na terenie trzech regionów Belgii oraz większa przejrzystość statusu sprawy. Menedżerowie ds. mobilności przyznają w rozmowie z The Bulletin, że dostęp do panelu kontrolnego pozwala im pewniej planować daty rozpoczęcia pracy i zmniejsza kosztowne okresy „cieniowego wynagrodzenia” spowodowane opóźnieniami w dokumentacji. Reforma wpisuje się także w europejskie działania na rzecz cyfryzacji administracji imigracyjnej. Sąsiednie Holandia i Francja wprowadziły podobne platformy e-pozwolenia w 2025 roku, a instytucje UE zachęcają państwa członkowskie do integracji systemów krajowych, aby wspierać mobilność talentów w ramach zaktualizowanej dyrektywy o Niebieskiej Karcie. Dla firm realizujących projekty w wielu krajach zmiana w Belgii usuwa ostatnią papierową przeszkodę w regionie Beneluksu. Praktycznie oznacza to, że pracodawcy muszą zadbać, aby ich pełnomocnicy prawni i dostawcy usług płacowych byli zarejestrowani na portalu, a protokoły podpisu elektronicznego spełniały belgijskie standardy. Walonia oferuje krótkie „okresy przejściowe” dla dokumentów już w trakcie rozpatrywania, jednak nowe zgłoszenia e-mailowe nie są już akceptowane, a władze ostrzegają, że niezgodne pliki będą odrzucane bez możliwości poprawy.