België verplicht online portaal voor aanvragen van kortlopende werkvergunningen

België heeft de laatste fase van zijn digitaliseringsslag op het gebied van immigratie afgerond door vanaf 1 mei 2026 te eisen dat werkgevers in het hele land alle aanvragen voor Werkvergunning B en grensarbeidersvergunningen uitsluitend via het federale portaal “Werken in België” indienen. Deze wijziging, die op 29 mei werd aangekondigd, vervangt de regionale e-mailkanalen die multinationals bij het verplaatsen van personeel naar Brussel, Vlaanderen en Wallonië vaak frustreerden. Volgens de nieuwe regels uploaden HR-teams de formulieren en ondersteunende documenten rechtstreeks naar het portaal, dat realtime controles uitvoert en een dossiernummer toekent dat zowel door bedrijven als regionale autoriteiten kan worden gevolgd. Ambtenaren geven aan dat de geautomatiseerde controles het heen en weer sturen van verzoeken om ontbrekende informatie, wat voorheen weken aan verwerkingstijd toevoegde, zullen verminderen. Voor bedrijven biedt dit twee voordelen: gestandaardiseerde eisen in alle drie de Belgische regio’s en meer transparantie over de status van dossiers. Mobiliteitsmanagers vertelden The Bulletin dat de zichtbaarheid via het dashboard hen nu al helpt om startdata beter te plannen en dure periodes van ‘schaduwloonadministratie’ door papierwerkvertragingen te beperken. De hervorming sluit ook aan bij Europese initiatieven om immigratieadministratie te digitaliseren. Buurlanden Nederland en Frankrijk introduceerden vergelijkbare e-vergunningplatforms in 2025, en EU-instellingen dringen er bij lidstaten op aan om nationale systemen te koppelen ter ondersteuning van talentmobiliteit onder de vernieuwde Blue Card-richtlijn. Voor bedrijven die projecten in meerdere landen uitvoeren, haalt de Belgische verandering de laatste papieren bottleneck in de Benelux weg. Praktisch gezien moeten werkgevers ervoor zorgen dat hun wettelijke vertegenwoordigers en loonverwerkers geregistreerd zijn op het portaal en dat e-handtekeningprotocollen voldoen aan de Belgische normen. Wallonië biedt een korte ‘overgangsperiode’ voor documenten die al in behandeling zijn, maar nieuwe e-mailaanvragen worden niet meer geaccepteerd en autoriteiten waarschuwen dat niet-conforme dossiers direct worden afgewezen.