Belgien führt Online-Portal für Kurzzeit-Arbeitserlaubnisanträge ein

Belgien hat die letzte Phase seiner Digitalisierungsinitiative im Bereich Einwanderung abgeschlossen: Ab dem 1. Mai 2026 müssen Arbeitgeber landesweit alle Anträge für Arbeitserlaubnis B und Grenzgänger-Permits ausschließlich über das bundesweite Portal „Working in Belgium“ einreichen. Die am 29. Mai öffentlich bekannt gegebene Änderung beseitigt die bisher regional unterschiedlichen E-Mail-Kanäle, die multinationalen Unternehmen bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Brüssel, Flandern und Wallonien lange Zeit Probleme bereiteten.

Nach den neuen Regeln laden Personalabteilungen die Formulare und erforderlichen Unterlagen direkt auf das Portal hoch, das eine Echtzeit-Validierung durchführt und eine Aktennummer vergibt, die sowohl von Unternehmen als auch von regionalen Behörden nachverfolgt werden kann. Behörden zufolge reduzieren die automatisierten Prüfungen die bisher üblichen „Hin-und-Her“-Anfragen zu fehlenden Informationen, die die Bearbeitungszeiten oft um Wochen verlängerten.



Für Unternehmen ergeben sich dadurch zwei wesentliche Vorteile: einheitliche Anforderungen in allen drei belgischen Regionen und mehr Transparenz bezüglich des Bearbeitungsstatus. Mobility-Manager berichteten dem Bulletin, dass die Übersicht im Dashboard ihnen bereits jetzt hilft, Starttermine sicherer zu planen und teure „Schattenabrechnungen“ zu vermeiden, die durch Verzögerungen bei der Papierarbeit entstehen.

Die Reform fügt sich zudem in europaweite Bestrebungen ein, die Einwanderungsverwaltung zu digitalisieren. Die Nachbarländer Niederlande und Frankreich haben 2025 vergleichbare E-Permit-Plattformen eingeführt, und die EU-Institutionen drängen die Mitgliedstaaten, ihre nationalen Systeme zu vernetzen, um die Mobilität von Fachkräften im Rahmen der aktualisierten Blue-Card-Richtlinie zu fördern.

Für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Projekten beseitigt Belgiens Umstellung somit den letzten Papierengpass in der Benelux-Region. Praktisch müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre rechtlichen Vertreter und Lohnabrechnungsdienstleister im Portal registriert sind und die E-Signatur-Protokolle den belgischen Standards entsprechen. Während Wallonien eine kurze „Schonfrist“ für bereits eingereichte Dokumente gewährt, werden neue E-Mail-Anträge nicht mehr akzeptiert, und die Behörden warnen, dass nicht konforme Akten vollständig abgelehnt werden.