กระทรวงการเข้าเมือง ผู้ลี้ภัย และสัญชาติแคนาดา (IRCC) ได้เปิดใช้งานระบบติดตามสถานะคำขอ (Application Status Tracker - ATS) เวอร์ชันใหม่อย่างเงียบๆ เมื่อวันที่ 14 ตุลาคมที่ผ่านมา และยืนยันการเปิดตัวอย่างเป็นทางการในเช้าวันที่ 15 ตุลาคม เครื่องมือออนไลน์นี้ครอบคลุมการติดตามสถานะคำขอสำหรับใบอนุญาตทำงาน ใบอนุญาตเรียน และวีซ่านักท่องเที่ยว นอกเหนือจากหมวดหมู่การขอถิ่นที่อยู่ถาวรที่เคยรองรับมาก่อนหน้านี้
ระบบ ATS เดิมถูกถอดออกในเดือนพฤษภาคมหลังจากการทดสอบความปลอดภัยภายในพบว่าการเข้ารหัสล้าสมัยและข้อมูลที่ใช้ไม่สดใหม่ ตามบันทึกข้อมูลจากรัฐมนตรีที่เปิดเผยภายใต้กฎหมายการเข้าถึงข้อมูล ผู้สมัครบางรายได้รับข้อความสถานะที่ล้าหลังกว่าหลายเดือน ส่งผลให้ศูนย์บริการลูกค้าได้รับสายโทรศัพท์จำนวนมาก
เวอร์ชันใหม่ดึงข้อมูลโดยตรงจากระบบจัดการเคสทั่วโลกของ IRCC ทุกคืน และแยกขั้นตอนคำขอออกเป็นส่วนย่อย เช่น คุณสมบัติ ชีวภาพ การตรวจสุขภาพ และการตรวจสอบประวัติ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถระบุจุดที่ติดขัดได้อย่างชัดเจน
ที่สำคัญสำหรับนายจ้าง ตัวแทน และผู้สนับสนุนครอบครัว สามารถได้รับอนุญาตให้เข้าดูข้อมูลคำขอได้ ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลติดตามการต่ออายุใบอนุญาตทำงานและเตือนความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่อาจเกิดขึ้น
IRCC ระบุว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยลดจำนวนสายโทรศัพท์ลง “หลายแสนสาย” ต่อปี จากสายที่ล้นหลาม และช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถกลับไปทำงานด้านเคสโดยตรงได้มากขึ้น
ปีที่แล้วหน่วยงานนี้ได้ดำเนินการคำขอสูงสุดถึง 5.2 ล้านรายการ แต่ยังคงมีคิวรอเกินระดับก่อนเกิดโรคระบาด
ในทางปฏิบัติ ผู้ที่รอรับการยืนยันการรับคำขอ (Acknowledgement of Receipt - AOR) จะยังไม่สามารถเข้าใช้งานระบบได้จนกว่าจะได้รับการยืนยันนั้น
เมื่อเข้าสู่ระบบ ผู้ใช้จะเห็นแถบแสดงความคืบหน้าที่ใช้สีสื่อความหมาย พร้อมคำอธิบายง่ายๆ เช่น “รอข้อมูลจากคุณ” เมื่อจำเป็นต้องส่งเอกสารเพิ่มเติม
ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยชี้ว่า การเข้าสู่ระบบด้วยสองขั้นตอนผ่าน GCKey หรือข้อมูลรับรองธนาคารที่ปลอดภัย ช่วยลดความกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวในอดีตได้
สำหรับผู้จัดการด้านการเคลื่อนย้ายบุคลากรทั่วโลก การเปิดตัวใหม่ช่วยให้เห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ว่า พนักงานสามารถขึ้นเครื่องบินหรือขอต่อสัญญาโครงการได้หรือไม่
บริษัทที่ดูแลผู้ถือใบอนุญาตเรียนจำนวนมาก เช่น โปรแกรมฝึกงานและโครงการฝึกอบรมบัณฑิตใหม่ สามารถจัดการคำขอได้โดยไม่ต้องโทรศัพท์ไปยังสายช่วยเหลือของ IRCC ช่วยลดความล่าช้าและค่าใช้จ่ายในโครงการได้อย่างมาก
ระบบ ATS เดิมถูกถอดออกในเดือนพฤษภาคมหลังจากการทดสอบความปลอดภัยภายในพบว่าการเข้ารหัสล้าสมัยและข้อมูลที่ใช้ไม่สดใหม่ ตามบันทึกข้อมูลจากรัฐมนตรีที่เปิดเผยภายใต้กฎหมายการเข้าถึงข้อมูล ผู้สมัครบางรายได้รับข้อความสถานะที่ล้าหลังกว่าหลายเดือน ส่งผลให้ศูนย์บริการลูกค้าได้รับสายโทรศัพท์จำนวนมาก
เวอร์ชันใหม่ดึงข้อมูลโดยตรงจากระบบจัดการเคสทั่วโลกของ IRCC ทุกคืน และแยกขั้นตอนคำขอออกเป็นส่วนย่อย เช่น คุณสมบัติ ชีวภาพ การตรวจสุขภาพ และการตรวจสอบประวัติ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถระบุจุดที่ติดขัดได้อย่างชัดเจน
ที่สำคัญสำหรับนายจ้าง ตัวแทน และผู้สนับสนุนครอบครัว สามารถได้รับอนุญาตให้เข้าดูข้อมูลคำขอได้ ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลติดตามการต่ออายุใบอนุญาตทำงานและเตือนความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่อาจเกิดขึ้น
IRCC ระบุว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยลดจำนวนสายโทรศัพท์ลง “หลายแสนสาย” ต่อปี จากสายที่ล้นหลาม และช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถกลับไปทำงานด้านเคสโดยตรงได้มากขึ้น
ปีที่แล้วหน่วยงานนี้ได้ดำเนินการคำขอสูงสุดถึง 5.2 ล้านรายการ แต่ยังคงมีคิวรอเกินระดับก่อนเกิดโรคระบาด
ในทางปฏิบัติ ผู้ที่รอรับการยืนยันการรับคำขอ (Acknowledgement of Receipt - AOR) จะยังไม่สามารถเข้าใช้งานระบบได้จนกว่าจะได้รับการยืนยันนั้น
เมื่อเข้าสู่ระบบ ผู้ใช้จะเห็นแถบแสดงความคืบหน้าที่ใช้สีสื่อความหมาย พร้อมคำอธิบายง่ายๆ เช่น “รอข้อมูลจากคุณ” เมื่อจำเป็นต้องส่งเอกสารเพิ่มเติม
ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยชี้ว่า การเข้าสู่ระบบด้วยสองขั้นตอนผ่าน GCKey หรือข้อมูลรับรองธนาคารที่ปลอดภัย ช่วยลดความกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวในอดีตได้
สำหรับผู้จัดการด้านการเคลื่อนย้ายบุคลากรทั่วโลก การเปิดตัวใหม่ช่วยให้เห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ว่า พนักงานสามารถขึ้นเครื่องบินหรือขอต่อสัญญาโครงการได้หรือไม่
บริษัทที่ดูแลผู้ถือใบอนุญาตเรียนจำนวนมาก เช่น โปรแกรมฝึกงานและโครงการฝึกอบรมบัณฑิตใหม่ สามารถจัดการคำขอได้โดยไม่ต้องโทรศัพท์ไปยังสายช่วยเหลือของ IRCC ช่วยลดความล่าช้าและค่าใช้จ่ายในโครงการได้อย่างมาก
แหล่งที่มา: CIC News
