ICE перекваліфікувала більше помилок у формі I-9 як «суттєві», що різко підвищує відповідальність роботодавців

Американські компанії, які переміщують працівників через кордони, зіткнулися з негайним викликом у сфері дотримання вимог після того, як Служба імміграції та митного контролю США (ICE) непомітно оновила свої інструкції щодо аудиту форми I-9. У нових вказівках, опублікованих 23 квітня 2026 року, ICE розширила перелік помилок у формі I-9, які класифікуються як «суттєві». Суттєва помилка — це така, яку неможливо виправити після отримання повідомлення про інспекцію; кожен випадок тягне за собою штраф від $288 до $2,861 за форму. Для порівняння, «технічні» помилки можна виправити протягом 10 робочих днів без штрафних санкцій.

Що змінилося? Тепер роботодавці мають очікувати нульової толерантності до, здавалося б, незначних пропусків, таких як відсутність дати народження працівника, невказання дати прийому на роботу у розділі 2 або ігнорування дати закінчення дозволу на роботу. ICE також посилила увагу до електронних систем I-9: відсутність даних аудиту, невідповідність протоколам електронного підпису або незаповнення поля «альтернативна процедура» при дистанційній перевірці розглядатимуться як суттєві порушення. Повідомлення зрозуміле — цифрові системи підлягають такому ж або навіть суворішому контролю, ніж паперові форми.



Для менеджерів з глобальної мобільності цей час є проблемним. Багато міжнародних компаній прискорили впровадження дистанційних та електронних процесів I-9 під час пандемії, а також після того, як Міністерство внутрішньої безпеки США минулого літа затвердило постійну альтернативу дистанційної перевірки для роботодавців, які користуються E-Verify. HR-платформи, які раніше відповідали базовим вимогам, тепер можуть призвести до штрафів у шість цифр, якщо їхні аудиторські записи не підтверджують, хто, коли і як вносив зміни до документа.

Практичні наслідки — негайні: 1) провести аналіз відповідності кожного електронного поля I-9 новим вказівкам ICE; 2) повторно навчити HR-персонал, особливо на підприємствах з високою плинністю кадрів, різниці між технічними та суттєвими помилками; 3) перевірити, що політика дистанційної перевірки компанії застосовується лише до локацій, зареєстрованих у E-Verify; 4) запланувати час для повторної перевірки старих форм I-9, створених під час пандемічних послаблень. Проактивне усунення недоліків значно дешевше, ніж отримання офіційного повідомлення про намір накласти штраф від ICE.

У довгостроковій перспективі юристи з імміграційного права прогнозують зростання кількості «настільних аудитів», коли ICE перевірятиме великі обсяги електронних даних без відвідування робочих місць. Це знизить витрати ICE на інспекцію та підвищить ймовірність перевірок навіть серед середніх роботодавців. Компаніям, які використовують програми глобальної ротації, де часто змінюються терміни дії віз, відпустки та оновлення дозволів на роботу, варто розглядати ведення форми I-9 як постійну щомісячну задачу, а не як разовий річний аудит.