ICE Reclassifica Mais Erros no Formulário I-9 como ‘Substantiais’, Aumentando Significativamente a Responsabilidade dos Empregadores

Empresas dos EUA que transferem talentos entre países enfrentam um desafio imediato de conformidade após o U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) revisar silenciosamente seu manual de auditoria do Formulário I-9. Na nova orientação de inspeção publicada em 23 de abril de 2026, o ICE ampliou a lista de erros no I-9 classificados como “substanciais”. Um erro substancial é aquele que não pode ser corrigido após a emissão do aviso de inspeção; cada ocorrência acarreta uma multa que atualmente varia de US$ 288 a US$ 2.861 por formulário. Em comparação, erros “técnicos” podem ser corrigidos em até 10 dias úteis sem penalidade.

O que mudou? Agora, os empregadores devem esperar tolerância zero para omissões aparentemente pequenas, como deixar em branco a data de nascimento do funcionário, não registrar a data de contratação na seção 2 da declaração, ou esquecer de anotar a data de expiração da autorização de trabalho. O ICE também deu ênfase aos sistemas eletrônicos do I-9: dados ausentes no registro de auditoria, protocolos de assinatura eletrônica não conformes ou a falta de marcação da caixa “procedimento alternativo” ao usar verificação remota serão tratados como violações substanciais. A mensagem é clara — sistemas digitais estão sujeitos ao mesmo, ou até maior, rigor do que os formulários em papel.



Para os gestores de mobilidade global, o momento é delicado. Muitas multinacionais aceleraram os fluxos de trabalho remotos e eletrônicos do I-9 durante a pandemia e novamente após o DHS autorizar uma alternativa permanente de inspeção remota para empregadores do E-Verify no verão passado. Plataformas de RH que antes atendiam aos requisitos básicos podem agora expor as empresas a multas de seis dígitos se seus registros de auditoria não comprovarem quem completou ou modificou um registro, quando e como.

As implicações práticas são imediatas: 1) realizar uma análise de lacunas em todos os campos eletrônicos do I-9 conforme a nova orientação do ICE; 2) requalificar a equipe de RH — especialmente em locais com alta rotatividade — sobre a diferença entre erros técnicos e substanciais; 3) verificar se a política de verificação remota da empresa está limitada a locais inscritos no E-Verify; e 4) reservar tempo para reinspecionar os I-9 antigos criados durante as flexibilizações da pandemia. A remediação proativa é muito mais barata do que receber um Aviso de Intenção de Multa do ICE.

A longo prazo, advogados de imigração esperam que a mudança nas regras aumente as “auditorias de mesa”, nas quais o ICE revisa grandes volumes de dados eletrônicos sem visitar o local de trabalho. Isso reduz o custo por inspeção do ICE e aumenta as chances de que até empregadores de médio porte sejam fiscalizados. Empresas que dependem de programas globais de rotação — onde expirações de visto, licenças e renovações de autorização de trabalho são frequentes — devem tratar a manutenção do I-9 como uma tarefa mensal contínua, e não como uma verificação anual.