ICE riclassifica più errori I-9 come ‘sostanziali’, aumentando drasticamente la responsabilità dei datori di lavoro

Le aziende statunitensi che trasferiscono talenti oltre confine si trovano ad affrontare una sfida immediata di conformità dopo che l'U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) ha silenziosamente riscritto il proprio manuale di audit del modulo I-9. Nelle nuove linee guida per le ispezioni pubblicate il 23 aprile 2026, l'ICE ha ampliato l'elenco degli errori I-9 classificati come “sostanziali”. Un errore sostanziale è quello che non può essere corretto dopo l'emissione di un avviso di ispezione; ogni occorrenza comporta una multa che attualmente varia da 288 a 2.861 dollari per modulo. In confronto, gli errori “tecnici” possono essere corretti entro 10 giorni lavorativi senza sanzioni.

Cosa è cambiato? I datori di lavoro devono ora aspettarsi tolleranza zero per omissioni apparentemente minori, come lasciare vuota la data di nascita del dipendente, non registrare la data di assunzione nella sezione 2 dell'attestazione, o dimenticare di indicare la data di scadenza dell'autorizzazione al lavoro. L'ICE ha inoltre posto nuova enfasi sui sistemi elettronici I-9: dati mancanti nella traccia di controllo, protocolli di firma elettronica non conformi o il mancato spuntare la casella “procedura alternativa” durante la verifica remota saranno considerati violazioni sostanziali. Il messaggio è chiaro: i sistemi digitali sono soggetti alla stessa, se non maggiore, attenzione rispetto ai moduli cartacei.



Per i responsabili della mobilità globale, il tempismo è problematico. Molte multinazionali hanno accelerato i flussi di lavoro I-9 remoti ed elettronici durante la pandemia e nuovamente dopo che il DHS ha autorizzato un’alternativa permanente di ispezione remota per i datori di lavoro E-Verify la scorsa estate. Le piattaforme HR che una volta soddisfacevano i requisiti di base ora potrebbero esporre le aziende a sanzioni a sei cifre se le tracce di controllo non possono dimostrare chi ha completato o modificato un record, quando e come.

Le implicazioni pratiche sono immediate: 1) effettuare un’analisi delle lacune di ogni campo elettronico I-9 rispetto alle nuove linee guida ICE; 2) riformare il personale HR, soprattutto nei siti con alta rotazione, sulla differenza tra errori tecnici e sostanziali; 3) verificare che la politica aziendale di verifica remota sia limitata alle sedi iscritte a E-Verify; 4) prevedere tempo per riesaminare i moduli I-9 legacy creati durante le flessibilità pandemiche. La correzione proattiva è molto più economica di un avviso di intenzione di multa da parte dell’ICE.

A lungo termine, gli esperti di diritto dell’immigrazione prevedono che la modifica della normativa alimenterà un aumento degli “audit da scrivania”, in cui l’ICE esamina grandi quantità di dati elettronici senza visitare il luogo di lavoro. Ciò riduce i costi per ispezione dell’ICE e aumenta le probabilità che anche i datori di lavoro di medie dimensioni vengano sottoposti a controllo. Le aziende che si affidano a programmi di rotazione globale — dove scadenze di visti, congedi e rinnovi di autorizzazioni al lavoro sono frequenti — dovrebbero considerare la gestione del modulo I-9 come un’attività mensile continuativa, non una verifica annuale.