Perusahaan AS yang memindahkan tenaga kerja lintas negara kini menghadapi tantangan kepatuhan langsung setelah U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) diam-diam mengubah pedoman audit Formulir I-9. Dalam panduan inspeksi yang diperbarui pada 23 April 2026, ICE memperluas daftar kesalahan I-9 yang dikategorikan sebagai “substansial.” Kesalahan substansial adalah kesalahan yang tidak bisa diperbaiki setelah pemberitahuan inspeksi diterbitkan; setiap kejadian akan dikenai denda mulai dari $288 hingga $2.861 per formulir. Sebaliknya, kesalahan “teknis” dapat diperbaiki dalam 10 hari kerja tanpa denda.
Apa yang berubah? Pengusaha kini harus menerapkan toleransi nol terhadap kelalaian kecil, seperti tidak mengisi tanggal lahir karyawan, tidak mencatat tanggal mulai kerja pada pernyataan Bagian 2, atau lupa mencantumkan tanggal kedaluwarsa izin kerja. ICE juga menekankan sistem I-9 elektronik: data jejak audit yang hilang, protokol tanda tangan elektronik yang tidak sesuai, atau tidak mencentang kotak “prosedur alternatif” saat menggunakan verifikasi jarak jauh akan dianggap pelanggaran substansial. Pesan yang disampaikan jelas—sistem digital diawasi sama ketatnya, bahkan lebih ketat, dibandingkan formulir kertas.
![ICE Mengklasifikasikan Ulang Lebih Banyak Kesalahan I-9 sebagai ‘Substantif,’ Meningkatkan Tanggung Jawab Pengusaha Secara Drastis]()
Bagi manajer mobilitas global, waktu perubahan ini sangat menantang. Banyak perusahaan multinasional mempercepat alur kerja I-9 jarak jauh dan elektronik selama pandemi, dan kembali setelah DHS mengizinkan alternatif inspeksi jarak jauh permanen untuk pengusaha E-Verify musim panas lalu. Platform HR yang sebelumnya memenuhi standar dasar kini berisiko menyebabkan denda besar jika jejak audit tidak dapat membuktikan siapa yang mengisi atau mengubah data, kapan, dan bagaimana.
Implikasi praktisnya segera terasa: 1) lakukan analisis kesenjangan pada setiap kolom I-9 elektronik sesuai panduan ICE terbaru; 2) latih ulang staf HR—terutama di lokasi dengan tingkat pergantian tinggi—tentang perbedaan kesalahan teknis dan substansial; 3) pastikan kebijakan verifikasi jarak jauh perusahaan hanya berlaku di lokasi yang terdaftar di E-Verify; dan 4) alokasikan waktu untuk memeriksa ulang I-9 lama yang dibuat selama fleksibilitas pandemi. Tindakan proaktif jauh lebih murah dibandingkan menerima Pemberitahuan Niat Denda dari ICE.
Dalam jangka panjang, penasihat imigrasi memperkirakan perubahan aturan ini akan meningkatkan jumlah “audit desktop,” di mana ICE meninjau data elektronik secara massal tanpa mengunjungi lokasi kerja. Ini menurunkan biaya inspeksi per kasus dan meningkatkan kemungkinan pengusaha menengah juga akan diawasi. Perusahaan yang mengandalkan program rotasi global—dengan seringnya masa berlaku visa, cuti, dan pembaruan izin kerja—sebaiknya menjadikan pengelolaan I-9 sebagai tugas rutin bulanan, bukan pemeriksaan tahunan.
Apa yang berubah? Pengusaha kini harus menerapkan toleransi nol terhadap kelalaian kecil, seperti tidak mengisi tanggal lahir karyawan, tidak mencatat tanggal mulai kerja pada pernyataan Bagian 2, atau lupa mencantumkan tanggal kedaluwarsa izin kerja. ICE juga menekankan sistem I-9 elektronik: data jejak audit yang hilang, protokol tanda tangan elektronik yang tidak sesuai, atau tidak mencentang kotak “prosedur alternatif” saat menggunakan verifikasi jarak jauh akan dianggap pelanggaran substansial. Pesan yang disampaikan jelas—sistem digital diawasi sama ketatnya, bahkan lebih ketat, dibandingkan formulir kertas.
Bagi manajer mobilitas global, waktu perubahan ini sangat menantang. Banyak perusahaan multinasional mempercepat alur kerja I-9 jarak jauh dan elektronik selama pandemi, dan kembali setelah DHS mengizinkan alternatif inspeksi jarak jauh permanen untuk pengusaha E-Verify musim panas lalu. Platform HR yang sebelumnya memenuhi standar dasar kini berisiko menyebabkan denda besar jika jejak audit tidak dapat membuktikan siapa yang mengisi atau mengubah data, kapan, dan bagaimana.
Implikasi praktisnya segera terasa: 1) lakukan analisis kesenjangan pada setiap kolom I-9 elektronik sesuai panduan ICE terbaru; 2) latih ulang staf HR—terutama di lokasi dengan tingkat pergantian tinggi—tentang perbedaan kesalahan teknis dan substansial; 3) pastikan kebijakan verifikasi jarak jauh perusahaan hanya berlaku di lokasi yang terdaftar di E-Verify; dan 4) alokasikan waktu untuk memeriksa ulang I-9 lama yang dibuat selama fleksibilitas pandemi. Tindakan proaktif jauh lebih murah dibandingkan menerima Pemberitahuan Niat Denda dari ICE.
Dalam jangka panjang, penasihat imigrasi memperkirakan perubahan aturan ini akan meningkatkan jumlah “audit desktop,” di mana ICE meninjau data elektronik secara massal tanpa mengunjungi lokasi kerja. Ini menurunkan biaya inspeksi per kasus dan meningkatkan kemungkinan pengusaha menengah juga akan diawasi. Perusahaan yang mengandalkan program rotasi global—dengan seringnya masa berlaku visa, cuti, dan pembaruan izin kerja—sebaiknya menjadikan pengelolaan I-9 sebagai tugas rutin bulanan, bukan pemeriksaan tahunan.
Sumber: Boundless Immigration
