Syarikat Amerika Syarikat yang memindahkan bakat merentasi sempadan kini menghadapi cabaran pematuhan segera selepas Jabatan Imigresen dan Kastam AS (ICE) secara senyap-senyap mengubah panduan audit Borang I-9 mereka. Dalam panduan pemeriksaan yang dikemas kini pada 23 April 2026, ICE memperluaskan senarai kesilapan I-9 yang diklasifikasikan sebagai “kesilapan substantif.” Kesilapan substantif adalah kesilapan yang tidak boleh diperbaiki selepas notis pemeriksaan dikeluarkan; setiap kejadian akan dikenakan denda yang kini antara $288 hingga $2,861 bagi setiap borang. Sebaliknya, kesilapan “teknikal” boleh diperbaiki dalam masa 10 hari bekerja tanpa penalti.
Apa yang berubah? Majikan kini perlu mengharapkan tiada toleransi terhadap kecuaian kecil seperti tidak mengisi tarikh lahir pekerja, gagal merekod tarikh pengambilan dalam pengesahan Seksyen 2, atau mengabaikan tarikh tamat sah kebenaran bekerja. ICE juga memberi penekanan baru pada sistem I-9 elektronik: data jejak audit yang hilang, protokol tandatangan elektronik yang tidak mematuhi, atau kegagalan menandakan kotak “prosedur alternatif” semasa menggunakan pengesahan jarak jauh akan dianggap sebagai pelanggaran substantif. Mesejnya jelas—sistem digital tertakluk kepada pemeriksaan yang sama, malah lebih ketat, berbanding borang kertas.
![ICE Mengklasifikasikan Semula Lebih Banyak Kesilapan I-9 sebagai ‘Substantif,’ Meningkatkan Tanggungjawab Majikan dengan Ketara]()
Bagi pengurus mobiliti global, masa ini sangat mencabar. Banyak syarikat multinasional mempercepatkan aliran kerja I-9 jarak jauh dan elektronik semasa pandemik dan sekali lagi selepas DHS meluluskan alternatif pemeriksaan jarak jauh secara kekal untuk majikan E-Verify musim panas lalu. Platform HR yang sebelum ini memenuhi keperluan asas kini mungkin mendedahkan syarikat kepada denda enam angka jika jejak audit mereka tidak dapat membuktikan siapa yang melengkapkan atau mengubah rekod, bila dan bagaimana.
Implikasi praktikalnya segera: 1) lakukan analisis jurang bagi setiap medan I-9 elektronik mengikut panduan baru ICE; 2) latih semula kakitangan HR—terutamanya di tapak kerja dengan kadar keluar masuk tinggi—mengenai perbezaan antara kesilapan teknikal dan substantif; 3) sahkan bahawa polisi pengesahan jarak jauh syarikat terhad kepada lokasi yang berdaftar dengan E-Verify; dan 4) sediakan masa untuk memeriksa semula I-9 lama yang dibuat semasa kelonggaran pandemik. Pemulihan proaktif jauh lebih murah daripada Notis Niat Denda ICE.
Dalam jangka panjang, penasihat imigresen menjangkakan perubahan peraturan ini akan meningkatkan audit “desktop,” di mana ICE meneliti data elektronik secara pukal tanpa melawat tapak kerja. Ini mengurangkan kos pemeriksaan ICE dan meningkatkan kemungkinan majikan bersaiz sederhana turut diperiksa. Syarikat yang bergantung pada program putaran global—di mana tamat visa, cuti, dan pembaharuan kebenaran kerja kerap berlaku—perlu menganggap penyelenggaraan I-9 sebagai tugas bulanan berterusan, bukan semakan tahunan sahaja.
Apa yang berubah? Majikan kini perlu mengharapkan tiada toleransi terhadap kecuaian kecil seperti tidak mengisi tarikh lahir pekerja, gagal merekod tarikh pengambilan dalam pengesahan Seksyen 2, atau mengabaikan tarikh tamat sah kebenaran bekerja. ICE juga memberi penekanan baru pada sistem I-9 elektronik: data jejak audit yang hilang, protokol tandatangan elektronik yang tidak mematuhi, atau kegagalan menandakan kotak “prosedur alternatif” semasa menggunakan pengesahan jarak jauh akan dianggap sebagai pelanggaran substantif. Mesejnya jelas—sistem digital tertakluk kepada pemeriksaan yang sama, malah lebih ketat, berbanding borang kertas.
Bagi pengurus mobiliti global, masa ini sangat mencabar. Banyak syarikat multinasional mempercepatkan aliran kerja I-9 jarak jauh dan elektronik semasa pandemik dan sekali lagi selepas DHS meluluskan alternatif pemeriksaan jarak jauh secara kekal untuk majikan E-Verify musim panas lalu. Platform HR yang sebelum ini memenuhi keperluan asas kini mungkin mendedahkan syarikat kepada denda enam angka jika jejak audit mereka tidak dapat membuktikan siapa yang melengkapkan atau mengubah rekod, bila dan bagaimana.
Implikasi praktikalnya segera: 1) lakukan analisis jurang bagi setiap medan I-9 elektronik mengikut panduan baru ICE; 2) latih semula kakitangan HR—terutamanya di tapak kerja dengan kadar keluar masuk tinggi—mengenai perbezaan antara kesilapan teknikal dan substantif; 3) sahkan bahawa polisi pengesahan jarak jauh syarikat terhad kepada lokasi yang berdaftar dengan E-Verify; dan 4) sediakan masa untuk memeriksa semula I-9 lama yang dibuat semasa kelonggaran pandemik. Pemulihan proaktif jauh lebih murah daripada Notis Niat Denda ICE.
Dalam jangka panjang, penasihat imigresen menjangkakan perubahan peraturan ini akan meningkatkan audit “desktop,” di mana ICE meneliti data elektronik secara pukal tanpa melawat tapak kerja. Ini mengurangkan kos pemeriksaan ICE dan meningkatkan kemungkinan majikan bersaiz sederhana turut diperiksa. Syarikat yang bergantung pada program putaran global—di mana tamat visa, cuti, dan pembaharuan kebenaran kerja kerap berlaku—perlu menganggap penyelenggaraan I-9 sebagai tugas bulanan berterusan, bukan semakan tahunan sahaja.
Sumber: Boundless Immigration
