ICE herclassificeert meer I-9 fouten als ‘substantieel’, waardoor werkgeversaansprakelijkheid sterk toeneemt

Amerikaanse bedrijven die talent over grenzen verplaatsen, staan voor een directe nalevingsuitdaging nadat U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) stilletjes haar auditrichtlijnen voor formulier I-9 heeft aangepast. In de herziene inspectierichtlijnen, gepubliceerd op 23 april 2026, heeft ICE de lijst met I-9 fouten die als “substantieel” worden beschouwd uitgebreid. Een substantiële fout is een fout die niet kan worden gecorrigeerd nadat een inspectienotificatie is uitgegeven; elke overtreding leidt tot een boete die momenteel varieert van $288 tot $2.861 per formulier. Ter vergelijking: “technische” fouten kunnen binnen 10 werkdagen zonder boete worden hersteld.

Wat is er veranderd? Werkgevers moeten nu nul tolerantie verwachten voor ogenschijnlijk kleine weglatingen, zoals het niet invullen van de geboortedatum van de werknemer, het niet noteren van de aanstellingsdatum in de attestatie van Sectie 2, of het nalaten van een vervaldatum van de werkvergunning. ICE legt ook nieuwe nadruk op elektronische I-9 systemen: ontbrekende audit-trail gegevens, niet-conforme e-handtekeningprotocollen, of het niet aanvinken van het vakje “alternatieve procedure” bij gebruik van remote verificatie worden als substantiële overtredingen beschouwd. De boodschap is duidelijk: digitale systemen worden aan dezelfde, of zelfs strengere, controles onderworpen als papieren formulieren.



Voor managers van wereldwijde mobiliteit komt dit op een ongelukkig moment. Veel multinationals hebben tijdens de pandemie en opnieuw na de goedkeuring van een permanente remote inspectie-optie voor E-Verify werkgevers afgelopen zomer, hun remote en elektronische I-9 workflows versneld. HR-platforms die voorheen aan de basisvereisten voldeden, kunnen bedrijven nu blootstellen aan boetes van zes cijfers als hun audit-trails niet kunnen aantonen wie een record heeft ingevuld of aangepast, wanneer en hoe.

De praktische gevolgen zijn direct: 1) voer een gap-analyse uit van elk elektronisch I-9 veld aan de hand van de nieuwe ICE-richtlijnen; 2) train HR-personeel opnieuw, vooral op locaties met veel verloop, over het verschil tussen technische en substantiële fouten; 3) controleer of het remote verificatiebeleid van het bedrijf beperkt is tot locaties die zijn geregistreerd bij E-Verify; en 4) plan tijd in om legacy I-9 formulieren, die tijdens de pandemie zijn aangemaakt, opnieuw te inspecteren. Proactieve correctie is veel goedkoper dan een ICE Notice of Intent to Fine.

Op de lange termijn verwachten immigratieadvocaten dat deze regelwijziging zal leiden tot een toename van “desktop audits,” waarbij ICE grote hoeveelheden elektronische data bekijkt zonder het werkterrein te bezoeken. Dit verlaagt de kosten per inspectie voor ICE en vergroot de kans dat zelfs middelgrote werkgevers onder de loep worden genomen. Bedrijven die afhankelijk zijn van wereldwijde rotatieprogramma’s — waar visa-verlopen, verlofperiodes en werkvergunningvernieuwingen frequent voorkomen — doen er goed aan I-9 onderhoud als een vaste, maandelijkse taak te beschouwen in plaats van een jaarlijkse controle.