ICE ปรับการจัดประเภทข้อผิดพลาดในแบบฟอร์ม I-9 เป็น ‘ข้อผิดพลาดร้ายแรง’ เพิ่มความรับผิดชอบของนายจ้างอย่างมาก

บริษัทสหรัฐฯ ที่เคลื่อนย้ายบุคลากรข้ามพรมแดนต้องเผชิญกับความท้าทายด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบทันที หลังจากสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองและศุลกากรสหรัฐฯ (ICE) ได้ปรับปรุงแนวทางการตรวจสอบแบบฟอร์ม I-9 อย่างเงียบๆ ในคำแนะนำการตรวจสอบที่เผยแพร่เมื่อวันที่ 23 เมษายน 2026 ICE ได้ขยายรายการข้อผิดพลาดในแบบฟอร์ม I-9 ที่จัดว่าเป็น “ข้อผิดพลาดสำคัญ” ข้อผิดพลาดสำคัญคือข้อผิดพลาดที่ไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากได้รับแจ้งการตรวจสอบ และแต่ละครั้งจะถูกปรับตั้งแต่ 288 ถึง 2,861 ดอลลาร์ต่อแบบฟอร์ม ในขณะที่ข้อผิดพลาด “ทางเทคนิค” สามารถแก้ไขได้ภายใน 10 วันทำการโดยไม่ถูกปรับ

อะไรที่เปลี่ยนไป? นายจ้างต้องเตรียมรับความเข้มงวดแบบไม่ยอมให้มีข้อผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อย เช่น การเว้นว่างวันเกิดของพนักงาน การไม่บันทึกวันที่เริ่มงานในส่วนยืนยันของมาตรา 2 หรือการไม่ระบุวันหมดอายุของใบอนุญาตทำงาน ICE ยังเน้นย้ำระบบ I-9 อิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เช่น ข้อมูลการตรวจสอบที่ขาดหาย โปรโตคอลลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด หรือการไม่ติ๊กช่อง “ขั้นตอนทางเลือก” เมื่อใช้การตรวจสอบระยะไกล จะถูกพิจารณาว่าเป็นการละเมิดข้อผิดพลาดสำคัญ ข้อความชัดเจนว่าระบบดิจิทัลต้องได้รับการตรวจสอบอย่างเข้มงวดเทียบเท่าหรือมากกว่าการใช้แบบฟอร์มกระดาษ



สำหรับผู้จัดการฝ่ายเคลื่อนย้ายบุคลากรทั่วโลก เวลานี้เป็นช่วงที่ท้าทาย หลายบริษัทข้ามชาติได้เร่งกระบวนการทำงาน I-9 แบบระยะไกลและอิเล็กทรอนิกส์ในช่วงโรคระบาด และอีกครั้งหลังจากกระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิ (DHS) อนุญาตให้ใช้การตรวจสอบระยะไกลแบบถาวรสำหรับนายจ้างที่ใช้ E-Verify เมื่อฤดูร้อนที่ผ่านมา แพลตฟอร์ม HR ที่เคยผ่านเกณฑ์พื้นฐานอาจทำให้บริษัทเสี่ยงถูกปรับเป็นตัวเลขหกหลัก หากข้อมูลตรวจสอบย้อนหลังไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้กรอกหรือแก้ไขบันทึก เมื่อไหร่ และอย่างไร

ผลกระทบเชิงปฏิบัติทันทีคือ: 1) ทำการวิเคราะห์ช่องว่างของทุกฟิลด์ใน I-9 อิเล็กทรอนิกส์เทียบกับแนวทางใหม่ของ ICE; 2) ฝึกอบรมพนักงาน HR ใหม่ โดยเฉพาะในสถานที่ที่มีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรสูง ให้เข้าใจความแตกต่างระหว่างข้อผิดพลาดทางเทคนิคและข้อผิดพลาดสำคัญ; 3) ตรวจสอบว่านโยบายการตรวจสอบระยะไกลของบริษัทจำกัดเฉพาะสถานที่ที่ลงทะเบียนใน E-Verify เท่านั้น; และ 4) จัดสรรเวลาเพื่อตรวจสอบแบบฟอร์ม I-9 เก่าที่สร้างขึ้นในช่วงความยืดหยุ่นของโรคระบาด การแก้ไขปัญหาเชิงรุกย่อมถูกกว่าการได้รับแจ้งเจตนาปรับจาก ICE

ในระยะยาว ทนายความด้านการย้ายถิ่นคาดว่าการเปลี่ยนแปลงกฎนี้จะทำให้เกิดการตรวจสอบ “บนโต๊ะทำงาน” เพิ่มขึ้น ซึ่ง ICE จะตรวจสอบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากโดยไม่ต้องไปที่สถานที่ทำงาน วิธีนี้ช่วยลดต้นทุนต่อการตรวจสอบและเพิ่มโอกาสที่นายจ้างขนาดกลางจะถูกตรวจสอบ บริษัทที่พึ่งพาโปรแกรมหมุนเวียนบุคลากรทั่วโลก ซึ่งมีการหมดอายุวีซ่า การลาหยุด และการต่ออายุใบอนุญาตทำงานบ่อยครั้ง ควรจัดการดูแลแบบฟอร์ม I-9 เป็นงานประจำเดือนแทนการตรวจสอบประจำปี