ICE、I-9の誤りを「実質的なもの」と再分類し、雇用主の責任を大幅に強化

米国の人材を国境を越えて移動させる企業は、米国移民税関捜査局（ICE）がフォームI-9の監査手順をひそかに改訂したことで、即座にコンプライアンス上の課題に直面しています。2026年4月23日に公表された改訂版の検査ガイダンスでは、ICEは「実質的な」I-9エラーのリストを拡大しました。実質的なエラーとは、検査通知後に修正できないもので、発生ごとに1フォームあたり現在288ドルから2,861ドルの罰金が科されます。これに対し、「技術的」なエラーは10営業日以内に修正すれば罰則はありません。

何が変わったのか？雇用主は、従業員の生年月日を空欄にする、セクション2の雇用開始日の記録を怠る、または就労許可の有効期限を記載しないといった、一見些細な見落としに対しても容赦なくゼロトレランスを求められるようになりました。さらに、ICEは電子I-9システムにも新たな重点を置いています。監査履歴データの欠落、非準拠の電子署名プロトコル、リモート検証時に「代替手続き」欄にチェックを入れないことは、実質的な違反とみなされます。つまり、デジタルシステムは紙のフォームと同等かそれ以上の厳しい監査対象となるのです。



グローバルモビリティマネージャーにとって、このタイミングは厄介です。多くの多国籍企業はパンデミック中および昨年夏にDHSがE-Verify雇用主向けに恒久的なリモート検査代替を認可してから、リモートおよび電子I-9のワークフローを加速させました。かつて基準を満たしていたHRプラットフォームも、監査履歴で誰がいつどのように記録を作成・修正したかを証明できなければ、6桁の罰金リスクを抱える可能性があります。

実務上の対応は即時に必要です。1）新しいICEガイダンスに照らしてすべての電子I-9項目のギャップ分析を行う、2）特に離職率の高い現場のHRスタッフに技術的エラーと実質的エラーの違いを再教育する、3）リモート検証ポリシーがE-Verify登録済みの拠点に限定されていることを確認する、4）パンデミック時の柔軟対応で作成された過去のI-9を再検査する時間を確保することです。積極的な是正措置は、ICEからの罰金通知を受けるよりもはるかにコストを抑えられます。

長期的には、移民法専門家はこのルール変更が「デスクトップ監査」の増加を促すと予想しています。これは、ICEが現場訪問なしに大量の電子データをレビューするもので、検査あたりのコストを削減し、中規模の雇用主も監査対象となる可能性を高めます。ビザの有効期限、休職、就労許可の更新が頻繁に発生するグローバルローテーションプログラムを利用する企業は、I-9の管理を年1回の点検ではなく、月次の定常業務として扱うべきです。