ICE zakwalifikowało więcej błędów w formularzu I-9 jako „istotne”, co znacznie zwiększa odpowiedzialność pracodawców

Firmy z USA, które przenoszą pracowników przez granice, stanęły przed natychmiastowym wyzwaniem związanym z przestrzeganiem przepisów po cichym wprowadzeniu przez amerykański Urząd Imigracyjny i Celny (ICE) nowego podręcznika audytu formularza I-9. W zaktualizowanych wytycznych inspekcyjnych opublikowanych 23 kwietnia 2026 roku, ICE rozszerzył listę błędów w formularzu I-9, które uznawane są za „istotne”. Błąd istotny to taki, którego nie można poprawić po otrzymaniu zawiadomienia o inspekcji; każde takie naruszenie skutkuje karą finansową w wysokości od 288 do 2861 dolarów za formularz. Dla porównania, błędy „techniczne” można poprawić w ciągu 10 dni roboczych bez konsekwencji finansowych.

Co się zmieniło? Pracodawcy muszą teraz liczyć się z zerową tolerancją na pozornie drobne pominięcia, takie jak brak daty urodzenia pracownika, niepodanie daty zatrudnienia w sekcji 2 oświadczenia czy brak zaznaczenia daty wygaśnięcia uprawnienia do pracy. ICE zwrócił też szczególną uwagę na elektroniczne systemy I-9: brak danych z audytu, niezgodne protokoły podpisu elektronicznego czy niezaznaczenie pola „procedura alternatywna” przy zdalnej weryfikacji będą traktowane jako naruszenia istotne. Przekaz jest jasny – systemy cyfrowe podlegają takiej samej, a nawet większej kontroli niż formularze papierowe.

Dla menedżerów ds. mobilności międzynarodowej czas jest niekorzystny. Wiele korporacji przyspieszyło zdalne i elektroniczne procesy I-9 podczas pandemii, a także po tym, jak Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego (DHS) zatwierdził stałą alternatywę zdalnej inspekcji dla pracodawców korzystających z E-Verify latem ubiegłego roku. Platformy HR, które wcześniej spełniały minimalne wymagania, mogą teraz narazić firmy na kary sięgające sześciu cyfr, jeśli ich ścieżki audytu nie potwierdzą, kto i kiedy wprowadził lub zmodyfikował dane.



Praktyczne konsekwencje są natychmiastowe:
1) przeprowadzenie analizy luk w każdym polu elektronicznego formularza I-9 względem nowych wytycznych ICE;
2) ponowne przeszkolenie personelu HR – zwłaszcza w miejscach o wysokiej rotacji – w zakresie różnic między błędami technicznymi a istotnymi;
3) weryfikacja, czy polityka zdalnej weryfikacji firmy dotyczy wyłącznie lokalizacji zarejestrowanych w E-Verify;
4) zaplanowanie czasu na ponowną kontrolę starszych formularzy I-9 utworzonych w okresie pandemicznych ułatwień.

Działania zapobiegawcze są znacznie tańsze niż otrzymanie zawiadomienia o zamiarze nałożenia kary przez ICE. W dłuższej perspektywie prawnicy imigracyjni przewidują wzrost liczby „audytów biurkowych”, podczas których ICE będzie analizować masowe dane elektroniczne bez wizyty w miejscu pracy. To obniży koszty inspekcji i zwiększy ryzyko kontroli nawet w średnich firmach.

Firmy korzystające z programów rotacji międzynarodowej – gdzie częste są wygaśnięcia wiz, urlopy czy odnawianie zezwoleń na pracę – powinny traktować porządkowanie formularzy I-9 jako stałe, comiesięczne zadanie, a nie jedynie coroczną kontrolę.