ICE Phân Loại Lại Nhiều Lỗi I-9 Thành ‘Lỗi Cơ Bản,’ Tăng Mạnh Trách Nhiệm Pháp Lý Cho Nhà Tuyển Dụng

Các công ty Mỹ di chuyển nhân sự qua biên giới đang đối mặt với thách thức tuân thủ ngay lập tức sau khi Cơ quan Di trú và Hải quan Mỹ (ICE) âm thầm sửa đổi quy trình kiểm tra mẫu đơn I-9. Trong hướng dẫn kiểm tra mới được công bố ngày 23 tháng 4 năm 2026, ICE đã mở rộng danh sách các lỗi I-9 được phân loại là “lỗi nghiêm trọng.” Lỗi nghiêm trọng là lỗi không thể sửa sau khi nhận được thông báo kiểm tra; mỗi lỗi sẽ bị phạt từ 288 đến 2.861 USD cho mỗi mẫu đơn. Trong khi đó, các lỗi “kỹ thuật” có thể được sửa trong vòng 10 ngày làm việc mà không bị phạt.

Điều gì đã thay đổi? Nhà tuyển dụng giờ đây phải chấp nhận mức độ không khoan nhượng với những thiếu sót nhỏ như để trống ngày sinh của nhân viên, không ghi ngày tuyển dụng trong phần xác nhận Mục 2, hoặc bỏ qua ngày hết hạn giấy phép làm việc. ICE cũng nhấn mạnh hơn vào hệ thống I-9 điện tử: thiếu dữ liệu theo dõi kiểm tra, quy trình ký điện tử không tuân thủ, hoặc không đánh dấu ô “thủ tục thay thế” khi sử dụng xác minh từ xa sẽ bị coi là vi phạm nghiêm trọng. Thông điệp rõ ràng—hệ thống số cũng bị kiểm tra nghiêm ngặt không kém, thậm chí hơn cả mẫu giấy.



Đối với các quản lý di chuyển toàn cầu, thời điểm này rất khó khăn. Nhiều tập đoàn đa quốc gia đã đẩy mạnh quy trình I-9 từ xa và điện tử trong đại dịch, và sau khi Bộ An ninh Nội địa cho phép hình thức kiểm tra từ xa vĩnh viễn cho các nhà tuyển dụng sử dụng E-Verify vào mùa hè năm ngoái. Các nền tảng nhân sự từng đáp ứng yêu cầu cơ bản giờ có thể khiến công ty chịu phạt hàng trăm nghìn đô la nếu không chứng minh được ai đã hoàn thành hoặc chỉnh sửa hồ sơ, khi nào và bằng cách nào.

Hậu quả thực tiễn cần làm ngay: 1) tiến hành phân tích khoảng cách từng trường dữ liệu I-9 điện tử theo hướng dẫn mới của ICE; 2) đào tạo lại nhân viên nhân sự—đặc biệt tại các nơi có tỷ lệ thay đổi nhân sự cao—về sự khác biệt giữa lỗi kỹ thuật và lỗi nghiêm trọng; 3) xác nhận chính sách xác minh từ xa của công ty chỉ áp dụng cho các địa điểm đã đăng ký E-Verify; và 4) dành thời gian kiểm tra lại các mẫu I-9 cũ được tạo trong thời gian linh hoạt của đại dịch. Việc khắc phục chủ động sẽ tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc nhận Thông báo Dự định Phạt của ICE.

Về lâu dài, các luật sư di trú dự đoán thay đổi quy định này sẽ thúc đẩy sự gia tăng các “kiểm tra trên máy tính,” trong đó ICE xem xét dữ liệu điện tử hàng loạt mà không cần đến tận nơi làm việc. Điều này giảm chi phí kiểm tra của ICE và tăng khả năng các nhà tuyển dụng vừa và nhỏ cũng sẽ bị kiểm tra. Các công ty dựa vào chương trình luân chuyển toàn cầu—nơi visa hết hạn, nghỉ phép và gia hạn giấy phép làm việc diễn ra thường xuyên—nên coi việc quản lý I-9 như một nhiệm vụ thường xuyên hàng tháng thay vì kiểm tra định kỳ hàng năm.