Cổng thông tin điện tử MOS của Ba Lan giờ đây bắt buộc cho tất cả hồ sơ xin giấy phép cư trú, phí nộp đơn tăng gấp bốn lần

Ba Lan đã chính thức chuyển sang hệ thống nhập cư số. Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép tạm trú—bao gồm cả việc gia hạn cho nhân viên làm việc dài hạn, người giữ Thẻ Xanh và thành viên gia đình—phải được nộp hoàn toàn qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS) của chính phủ. Hồ sơ giấy nộp tại bất kỳ văn phòng tỉnh nào trong số 16 tỉnh sẽ bị coi là “không hợp lệ”, buộc nhà tuyển dụng và người nước ngoài phải chuyển sang quy trình làm việc trực tuyến 100%.

Bộ Nội vụ cho biết thay đổi này sẽ giảm thời gian xử lý hồ sơ khoảng 30% sau khi các nút thắt được giải quyết. Để chi trả cho nhân viên xử lý hồ sơ, lưu trữ đám mây và an ninh mạng, lệ phí xin giấy phép đã tăng mạnh: phí giấy phép cư trú tiêu chuẩn tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép lao động tạm thời tăng lên 800 PLN. Lệ phí lãnh sự cũng tăng đồng loạt từ ngày 1 tháng 1, với visa quốc gia (loại D) lên 200 euro và visa Schengen (loại C) lên 90 euro.



Những người dùng đầu tiên đánh giá cao tính năng theo dõi hồ sơ theo thời gian thực nhưng cũng gặp nhiều khó khăn: chứng chỉ chữ ký điện tử không tải được, phiên làm việc tự động hết hạn mà không báo trước, giao diện chỉ có tiếng Ba Lan gây khó cho các nhà tuyển dụng nhỏ. Do đó, các chuyên gia tư vấn nhập cư khuyên nên chụp màn hình từng bước nộp hồ sơ và dự trù thêm 2-3 giờ cho mỗi trường hợp cho đến khi nền tảng ổn định.

Về chiến lược, việc ra mắt MOS mới chỉ là giai đoạn một. Hồ sơ xin thường trú, quốc tịch, lao động mùa vụ và Thẻ Xanh EU dự kiến sẽ được chuyển sang cổng này vào giữa năm 2026. Các công ty chuẩn hóa quy trình lấy chữ ký điện tử, dự trù thêm 2.000–2.500 PLN cho mỗi nhân viên nước ngoài và đào tạo “người dùng nội bộ” có kinh nghiệm được dự đoán sẽ thích nghi tốt nhất. Những công ty không làm sẽ có nguy cơ nhân viên mất trạng thái hợp pháp và quyền làm việc vì hồ sơ giấy không còn được chấp nhận.

Đối với các quản lý di chuyển nhân sự, danh sách việc cần làm ngay là rõ ràng: xác định vai trò và quyền hạn trên MOS, đào tạo nhân sự nhân sự, cập nhật dự toán chi phí và sửa đổi thư phân công để phản ánh mức phí nhà nước tăng cao. Nếu không thích nghi kịp, nhân viên mới có thể bị kẹt ở cửa khẩu hoặc doanh nghiệp đối mặt với các khoản phạt hành chính nặng nề.