Polens neues MOS-E-Portal wird zur einzigen Anlaufstelle für Aufenthaltsgenehmigungsanträge, während die Regierung die Gebühren vervierfacht

Polen hat eine digitale Zäsur überschritten. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf befristete Aufenthaltserlaubnisse – einschließlich Verlängerungen für Langzeitentsandte und deren Familienangehörige – ausschließlich über das staatliche E-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsbehörden abgegeben werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Unternehmen und ausländische Staatsangehörige zwingt, über Nacht auf den Online-Prozess umzusteigen.

Das Innenministerium argumentiert, dass die Umstellung die Bearbeitungszeiten nach anfänglichen Startschwierigkeiten um 30 % verkürzen wird. Zur Finanzierung zusätzlicher Sachbearbeiter und der Cybersicherheit wurde die Standardgebühr für Aufenthaltserlaubnisse von 100 PLN auf 400 PLN erhöht, während die Genehmigungen für entsandte Arbeitnehmer nun 800 PLN kosten. Die konsularischen Gebühren stiegen parallel: Nationale Visa (Typ D) kosten jetzt 200 €, Schengen-Visa (Typ C) 90 €. Die Budgets für Unternehmensmobilität 2026 wurden durch diese Regelung stark belastet, was HR-Teams zu Nachkalkulationen oder zur Weitergabe der Kosten an die Fachabteilungen zwingt.



Frühe Nutzer loben die Möglichkeit der Echtzeit-Verfolgung der Anträge, beklagen jedoch technische Probleme: Qualifizierte elektronische Signaturzertifikate laden nicht, Sitzungen laufen ohne Vorwarnung ab, und das Zahlungssystem lehnt einige ausländische Kreditkarten ab. Kleinere Arbeitgeber außerhalb der Großstädte stehen vor steilen Lernkurven, da sie Trusted-Profile-Logins auf Polnisch einrichten und Mitarbeiter im Umgang mit der MOS-Oberfläche schulen müssen. Migrationsberater empfehlen, jeden Schritt der Antragstellung per Screenshot zu dokumentieren – ein nicht gespeicherter Entwurf, der durch einen Systemabsturz verloren geht, gilt als versäumte Frist.

Strategisch ist dies erst der Anfang. Bis Mitte 2026 plant die Regierung, auch Anträge auf Daueraufenthalt, Staatsbürgerschaft, Blaue Karte und Saisonarbeiter über MOS abzuwickeln. Unternehmen, die die Beschaffung elektronischer Signaturen standardisieren, zusätzliche Budgets (ca. 2.000–2.500 PLN pro ausländischem Mitarbeiter) bereitstellen und „Power-User“-Expertise zentralisieren, werden den Übergang am besten meistern. Wer dies nicht tut, riskiert, dass Mitarbeiter ihren Aufenthaltsstatus verlieren – und damit auch das Recht zu arbeiten –, weil eine Papierakte nicht mehr in die Bearbeitung aufgenommen wird.