Belgien führt ab 1. Mai 2026 verpflichtende Online-Anträge für Arbeitserlaubnisse ein

Belgien macht den nächsten Schritt bei der Digitalisierung seiner Einwanderungsverfahren: Ab dem 1. Mai 2026 müssen die meisten Anträge auf Pendler- und Kurzzeit-Arbeitserlaubnisse ausschließlich über das bundesweite Online-Portal „Working in Belgium“ eingereicht werden. Diese Änderung, die am 21. April veröffentlicht wurde, ersetzt die bisherige Praxis, PDF-Formulare per E-Mail an die regionalen Behörden zu senden.

Laut dem Bundesamt für Migration bietet das Portal eine Echtzeit-Validierung der Pflichtfelder und weist automatisch auf fehlende Anhänge hin, was die Ablehnungsquote bei papierbasierten Anträgen deutlich senken soll. Für Arbeitgeber bedeutet dies vor allem, dass jeder autorisierte Unterzeichner vor dem Login eine Firmen-eID oder ein Itsme-Digitalzertifikat benötigt.

In der Praxis erwarten große multinationale Unternehmen weniger Engpässe, da HR-Teams in Antwerpen, Brüssel und Gent die Anträge gleichzeitig überwachen können, anstatt auf Rückmeldungen von drei verschiedenen regionalen Stellen zu warten. Einwanderungsberater berichten, dass erste Tests zeigen, dass die Bearbeitungszeiten für einfache Pendlergenehmigungen von acht auf nur noch vier Wochen sinken könnten.



Ausländische Antragsteller sollten sich zudem auf neue Anforderungen beim Hochladen von Dokumenten einstellen: Scans müssen als farbige PDFs mit einer Dateigröße von unter 5 MB vorliegen und bei Originalen in anderen Sprachen als Niederländisch, Französisch oder Deutsch sind beglaubigte Übersetzungen erforderlich. Das System generiert automatisch eine Empfangsbestätigung mit QR-Code, den Grenzbeamte scannen können, um den Status eines laufenden Antrags zu überprüfen – besonders praktisch für Grenzgänger, die Belgien während der Bearbeitungszeit betreten müssen.

Einwanderungsanwälte begrüßen die Modernisierung, warnen jedoch, dass der Stichtag 1. Mai kaum Spielraum für Fehler lässt. „Jede per E-Mail eingereichte Bewerbung nach 23:59 Uhr am 30. April wird einfach ignoriert“, so ein in Brüssel ansässiger Anwalt gegenüber The Daily Mobility und rät Unternehmen, alle laufenden Fälle noch diese Woche zu überprüfen. Die regionalen Behörden haben eine siebentägige Kulanzfrist bei technischen Problemen angekündigt, bestehen jedoch darauf, keine unvollständigen elektronischen Akten mehr anzunehmen.

Mit diesem Schritt schließt sich Belgien den Nachbarländern Niederlande und Deutschland an, die ihre meisten Arbeitserlaubnisverfahren bereits 2025 digitalisiert haben. Für global mobile Mitarbeiter und die sie betreuenden HR-Teams bedeutet das ein zentrales Portal für Anträge und sofortige Statusübersicht – was zu schnelleren Onboardings und weniger kostspieligen Verzögerungen bei Auslandseinsätzen führen sollte.