België verplicht online aanvragen van werkvergunningen vanaf 1 mei 2026

België zet een volgende stap in de digitalisering van zijn immigratieproces door te bevestigen dat vanaf 1 mei 2026 de meeste aanvragen voor pendelaars- en kortetermijnwerkvergunningen uitsluitend via het federale onlineportaal “Werken in België” moeten worden ingediend. Deze wijziging, gepubliceerd op 21 april, vervangt de oude praktijk waarbij PDF-formulieren per e-mail naar regionale instanties werden gestuurd. Volgens het Federaal Migratiecentrum zal het portaal real-time controle bieden op verplichte gegevensvelden en automatisch ontbrekende bijlagen signaleren, wat het aantal afwijzingen bij papieren aanvragen moet verminderen.

Voor werkgevers betekent dit vooral dat elke gemachtigde ondertekenaar een bedrijfs-eID of Itsme-digitaal certificaat moet hebben om in te loggen. In de praktijk verwachten grote multinationals minder knelpunten, omdat HR-teams in Antwerpen, Brussel en Gent gelijktijdig aanvragen kunnen volgen in plaats van updates te moeten opvragen bij drie verschillende regionale diensten. Immigratieadviseurs merken op dat vroege tests wijzen op een halvering van de verwerkingstijd, van acht weken naar mogelijk slechts vier voor eenvoudige pendelaarsvergunningen.



Buitenlanders moeten zich ook voorbereiden op nieuwe eisen voor het uploaden van documenten. Scans moeten in kleur en als PDF-bestand van maximaal 5 MB per stuk worden aangeleverd, met beëdigde vertalingen als de originele documenten niet in het Nederlands, Frans of Duits zijn. Het systeem genereert automatisch een ontvangstbewijs met een QR-code die grensbewaking kan scannen om te bevestigen dat een aanvraag in behandeling is – handig voor grensarbeiders die België moeten binnenkomen terwijl hun vergunning nog wordt beoordeeld.

Immigratieadvocaten juichen de modernisering toe, maar waarschuwen dat de deadline van 1 mei weinig ruimte laat voor fouten. “Elke e-mailaanvraag die na 23:59 uur op 30 april binnenkomt, wordt simpelweg genegeerd,” aldus een Brusselse advocaat tegenover The Daily Mobility, die bedrijven oproept deze week alle lopende dossiers te controleren. Regionale autoriteiten beloven een week uitstel bij technische problemen, maar accepteren geen onvolledige digitale dossiers meer.

Deze stap brengt België op één lijn met buurlanden Nederland en Duitsland, die hun werkvergunningsprocedures in 2025 grotendeels online hebben gebracht. Voor internationaal mobiel personeel en de HR-teams die hen begeleiden betekent één digitaal loket met directe statusupdates een snellere onboarding en minder kostbare vertragingen bij uitzendingen.