Belgien stellt ab dem 1. Mai 2026 alle verbleibenden papierbasierten Arbeitserlaubniskategorien auf digitale Verfahren um

Das belgische Bundesamt für Migration hat bestätigt, dass ab dem 1. Mai 2026 **alle** Anträge auf Kurzarbeits- und Grenzgängerbewilligungen ausschließlich über das digitale Portal „Arbeiten in Belgien“ eingereicht werden müssen. Die am 19. April 2026 veröffentlichte Maßnahme, zuerst von The Economic Times berichtet, schließt die letzte E-Mail-Schleuse, die viele Arbeitgeber noch für dringende Einsätze von bis zu 90 Tagen oder für wöchentliche Grenzgänger aus Frankreich, den Niederlanden, Deutschland oder Luxemburg nutzten.

Dieser Schritt ist Teil eines zweijährigen Digitalisierungsprogramms, das bereits die Einreichung von Einheitsbewilligungen (Arbeit + Aufenthalt) und die meisten Verlängerungsanträge online ermöglicht. Behörden versprechen, dass die neuen Regeln die Datenqualität verbessern, die Bearbeitungszeiten durch einen „Live“-Status für jede Akte verkürzen und den regionalen Behörden (Flandern, Wallonien und Brüssel-Hauptstadt) helfen, doppelte oder betrügerische Anträge schneller zu erkennen.



Das Portal überprüft nun automatisch Gehaltsschwellen, Arbeitsmarkttests und Quoten, bevor ein Arbeitgeber auf „Absenden“ klicken kann. Für Mobilitätsmanager hat dies sofortige praktische Auswirkungen: Vollmachten müssen im Portal erstellt werden; PDF-Formulare oder E-Mail-Anhänge werden abgelehnt. Fragomen und andere Migrationsberater empfehlen HR-Teams, diese Woche ihre belgischen Unternehmens-eID- oder Itsme-Zugangsdaten zu überprüfen und Pufferzeiten einzuplanen, da die erstmalige Aktivierung einer Vollmacht 24 bis 48 Stunden dauern kann.

Bewerber müssen außerdem biometrisch hochwertige Fotos und einen Scan des gesamten Reisepasses hochladen, nicht nur die ID-Seite. Die regionalen Übergangsfristen sind kurz: Flandern und Brüssel schalten den E-Mail-Kanal um Mitternacht am 30. April ab, während Wallonien eine Schonfrist bis zum 31. August 2026 gewährt. Unternehmen, die die Frist verpassen, riskieren, das Verfahren neu starten zu müssen, was Projektzeitpläne mit kurzfristigen technischen Einsätzen oder Schichtvertretungen gefährden kann.

Dieser Schritt setzt einen europaweiten Trend zu durchgängig digitalen Migrationsprozessen fort. Die Nachbarländer Niederlande und Frankreich führten ähnliche Änderungen 2024 und 2025 ein, und das EU-Einreise-/Ausreisesystem (EES) speist Ausreisedaten nun in nationale Datenbanken ein – Überziehungen bei Papierbewilligungen werden somit automatisch erkannt. Für belgische Arbeitgeber bedeutet die Digitalisierung langfristig weniger Behördengänge, kurzfristig jedoch die Notwendigkeit, interne Checklisten zu aktualisieren, Führungskräfte zu schulen und mögliche Systemausfälle in den ersten Wochen der Einführung einzuplanen.