Belgien stellt ab 1. Mai 2026 die Anträge für Kurzarbeit und Pendlergenehmigungen vollständig auf digitalen Prozess um

Die belgischen Einwanderungsbehörden haben bestätigt, dass Arbeitgeber ab in knapp zwei Wochen keine PDF-Formulare mehr per E-Mail einreichen dürfen, wenn sie eine Kurzzeit- oder Grenzgänger-Arbeitserlaubnis beantragen. Eine offizielle Mitteilung, die am 18. April im belgischen Amtsblatt veröffentlicht und am 19. April von The Economic Times berichtet wurde, legt den 1. Mai 2026 als Stichtag fest: Ab diesem Datum müssen Anträge ausschließlich über das bundesweite Online-Portal „Working in Belgium“ eingereicht werden. Fax, Post und auch der bisher genutzte E-Mail-Kanal werden abgeschaltet.

Diese Reform ist der jüngste Schritt eines umfassenderen Digitalisierungsprogramms, das bereits das deutlich komplexere Verfahren für die Ein-Permit-Regelung in Flandern (2023), der Region Brüssel-Hauptstadt (2024) und Wallonien (Anfang 2025) ins Netz verlagert hat. Die Behörden betonen, dass die verpflichtende Nutzung des Portals für die bisher papierintensiven Kategorien doppelte Dateneingaben vermeidet, fehlende Dokumente automatisch erkennt und einen überprüfbaren Zeitstempel erzeugt, der sowohl Arbeitgeber als auch Verwaltung schützt.



Laut der Ankündigung sollen sich die Bearbeitungszeiten von durchschnittlich zehn Arbeitstagen auf „nur noch drei“ reduzieren, sofern die Unterlagen vollständig sind. Praktisch bedeutet das, dass Personalabteilungen sicherstellen müssen, dass ein gesetzlicher Vertreter mit belgischem eID oder dessen digitalem Pendant im Portal eine „Vollmacht“ erhalten hat. Viele multinationale Unternehmen arbeiten noch mit externen Einwanderungsdienstleistern zusammen; auch diese müssen vor dem 1. Mai eine neue Vollmacht hochladen. Die Behörden warnen, dass fehlende Vollmachten zu einer automatischen Ablehnung führen und keine Übergangsfrist vorgesehen ist.

Für Grenzgänger – die sogenannten „Frontaliers“, die in Frankreich, den Niederlanden, Deutschland oder Luxemburg wohnen, aber in Belgien Teilzeit arbeiten – ist die Änderung ebenfalls bedeutend. Diese Arbeitnehmer besitzen oft nur ein einjähriges Permit, das auf saisonale Produktionsspitzen abgestimmt ist. Die Abschaffung der E-Mail-Einreichung beseitigt die letzte schnelle, informelle Möglichkeit für dringende Einsätze. Arbeitgeber, die Sommerprojekte planen, werden daher dringend geraten, ihre Anträge frühzeitig einzureichen und rechtzeitig biometrische Termine für Aufenthaltstitel zu sichern, da die lokalen Gemeinden weiterhin überlastet sind.

Einwanderungsberater begrüßen die Klarheit, weisen jedoch auf mögliche Engpässe hin: Portal-Ausfälle, begrenzte Kapazitäten im Kundenservice und regionale Gehaltsschwellenprüfungen, die weiterhin manuell validiert werden müssen. Langfristig bringt die Umstellung Belgien jedoch in Einklang mit den Nachbarländern Niederlande und Deutschland, die bereits für die meisten Arbeitskategorien vollständig digitale Verfahren nutzen, und sollte die Compliance-Prüfungen für globale Mobilitätsmanager erleichtern.