Belgien führt ab 1. Mai 2026 ausschließlich digitale Anträge für Kurzarbeits- und Pendlergenehmigungen ein

Die drei Regionen Belgiens haben einen entscheidenden Schritt zur vollständigen Digitalisierung der Verwaltung von Einwanderungsfällen unternommen. In einem gemeinsamen Kommuniqué vom 17. April 2026 bestätigten das Föderale Einwanderungsamt und die regionalen Arbeitsämter (VDAB, Actiris und Forem), dass ab dem 1. Mai 2026 alle Anträge auf eine Kurzzeit-Arbeitserlaubnis (travailleurs temporaires de courte durée / kort verblijf) sowie auf die spezialisierte Pendlererlaubnis für tägliche Grenzgänger ausschließlich über das sichere Online-Portal „Working in Belgium“ eingereicht werden müssen. E-Mail-Anträge – die von Personalabteilungen und Relocation-Dienstleistern noch weit verbreitet genutzt werden – werden in Flandern und der Region Brüssel-Hauptstadt zum selben Datum deaktiviert, während Wallonien bis zum 31. August einen E-Mail-Backup-Kanal zur Erleichterung der Umstellung beibehält.

Die digitale Umstellung soll zwei langjährige Probleme lösen: undurchsichtige Bearbeitungszeiten und uneinheitliche Dokumentenstandards. Im neuen System müssen Arbeitgeber sich mit ihrer elektronischen Identität (eID) oder der belgischen ITSME-Mobile-ID authentifizieren, bevor sie Dossiers hochladen, Vollmachten für externe Anwälte unterschreiben und den Status in Echtzeit verfolgen können. Die Plattform gleicht die Daten zudem automatisch mit der nationalen Sozialversicherungsdatenbank ab, was Nachfragen reduziert und die durchschnittliche Bearbeitungszeit von sechs auf voraussichtlich drei Wochen verkürzt, so das Einwanderungsamt.



Für Unternehmen, die auf saisonale oder projektbezogene Mitarbeiter angewiesen sind – etwa pharmazeutische Reinraumtechniker aus den Niederlanden oder deutsche Ingenieure, die Windturbinengetriebe installieren – könnte das Verpassen der Frist am 1. Mai teuer werden. Personalabteilungen werden dringend empfohlen, diese Woche interne „Dummy“-Dateien anzulegen, um den Workflow zu testen, sicherzustellen, dass Scans die 10-MB-PDF-Grenze einhalten, und elektronische Vollmachten für Drittanbieter zu klären. Kleine Arbeitgeber ohne HRIS-System müssen auf die kostenlose „CSAM“-Schnittstelle der Regierung zurückgreifen, die eine steilere Lernkurve aufweist.

Grenzgänger, die täglich etwa 48.000 Bewegungen zwischen Belgien, Frankreich, den Niederlanden und Luxemburg ausmachen, werden die Auswirkungen am unmittelbarsten spüren. Ab Mai müssen sie ihre Verlängerungen selbst einreichen, wenn ihr Arbeitgeber keine belgische eID besitzt – ein häufiges Szenario bei luxemburgischen Holdinggesellschaften. Das Einwanderungsamt kündigt mehrsprachige Video-Tutorials für die nächste Woche an, rät Reisenden jedoch, in den ersten Monaten einen Screenshot der elektronischen Empfangsbestätigung als Nachweis der Antragstellung aufzubewahren.

Für Mobility Manager unterstreicht dieser Schritt einen breiteren europäischen Trend: Regionale Behörden beschleunigen den Übergang von E-Mail-PDFs zu strukturierten Webportalen im Vorfeld der Einführung des EU-Digitalvisums und -Aufenthaltsformats im nächsten Jahr. Unternehmen mit Talentzentren in Brüssel und Antwerpen sollten ihre Onboarding-Checklisten jetzt überprüfen; eine fehlende Anpassung könnte kritische Kundenprojekte verzögern, gerade jetzt, wo Europa in seine Wachstumsphase nach der Pandemie eintritt.