Belgia wprowadzi obowiązek składania wniosków o pozwolenie na pracę online od 1 maja 2026 roku

Belgia zrobiła kolejny krok w cyfrowej reformie imigracyjnej, potwierdzając, że od 1 maja 2026 roku większość wniosków o pozwolenia na pracę dla dojeżdżających i krótkoterminowych będzie musiała być składana wyłącznie za pośrednictwem federalnego portalu online „Praca w Belgii”. Zmiana, opublikowana 21 kwietnia, zastępuje dotychczasową praktykę wysyłania formularzy PDF e-mailem do władz regionalnych. Według Federalnego Urzędu Imigracyjnego, portal będzie na bieżąco weryfikował obowiązkowe pola danych i automatycznie wskazywał brakujące załączniki, co ma zmniejszyć odsetek odrzuceń, który utrudniał dotąd obsługę papierowych wniosków.

Dla pracodawców największą zmianą operacyjną jest konieczność uzyskania firmowego eID lub cyfrowego certyfikatu Itsme dla każdego upoważnionego sygnatariusza przed zalogowaniem się do systemu. W praktyce duże korporacje spodziewają się mniejszej liczby zatorów, ponieważ zespoły HR w Antwerpii, Brukseli i Gandawie będą mogły jednocześnie monitorować wnioski, zamiast śledzić aktualizacje z trzech różnych biur regionalnych. Doradcy imigracyjni zauważają, że wstępne testy wskazują, iż czas rozpatrywania może skrócić się z ośmiu do zaledwie czterech tygodni w przypadku prostych pozwoleń dla dojeżdżających.



Obcokrajowcy powinni również przygotować się na nowe standardy przesyłania dokumentów. Skanowane pliki muszą być w kolorze, w formacie PDF, nie przekraczającym 5 MB na plik, a jeśli oryginały nie są w języku niderlandzkim, francuskim lub niemieckim, muszą być dołączone tłumaczenia poświadczone. System automatycznie wygeneruje potwierdzenie z kodem QR, który funkcjonariusze graniczni będą mogli zeskanować, aby zweryfikować, że wniosek jest w trakcie rozpatrywania — co jest szczególnie przydatne dla pracowników transgranicznych, którzy muszą wjechać do Belgii, zanim ich pozwolenia zostaną zatwierdzone.

Prawnicy imigracyjni pozytywnie oceniają modernizację, ale ostrzegają, że data przejścia na nowy system 1 maja nie pozostawia marginesu na błędy. „Każdy wniosek wysłany e-mailem po godzinie 23:59 30 kwietnia zostanie po prostu zignorowany” — powiedział jeden z adwokatów z Brukseli dla The Daily Mobility, apelując do firm o pilne sprawdzenie wszystkich bieżących spraw w tym tygodniu. Władze regionalne obiecały siedmiodniowy okres przejściowy na ewentualne problemy techniczne, ale podkreślają, że nie będą już akceptować niekompletnych elektronicznych plików.

Ten krok zbliża Belgię do sąsiednich Holandii i Niemiec, które w 2025 roku przeniosły większość procesów związanych z zezwoleniami na pracę do internetu. Dla globalnie mobilnych pracowników i zespołów HR zarządzających nimi, jednolity system składania wniosków oraz natychmiastowy dostęp do statusów powinny przełożyć się na szybsze wdrożenie i mniej kosztownych opóźnień w delegacjach.