La Pologne impose le dépôt numérique exclusif des demandes de permis de séjour et quadruple les frais d'immigration à partir du 1er janvier 2026.

Dans un règlement publié tard dans la nuit du 18 décembre 2025, le ministère de l’Intérieur polonais a confirmé que, dès le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire devra être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les dossiers papier seront systématiquement rejetés, obligeant employeurs et salariés étrangers à réaliser l’intégralité de la procédure en ligne, à joindre des scans complets du passeport et à signer avec une signature électronique qualifiée. Cette mesure clôt une année de digitalisation des procédures d’immigration en Pologne et est suivie de près à Bruxelles comme possible modèle pour d’autres États membres de l’UE.

La même ordonnance fait également grimper les frais administratifs. Le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 à 400 PLN, les permis pour travailleurs détachés augmentent à 800 PLN, les visas nationaux (type D) voient leurs frais passer de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) augmentent à 90 €. Varsovie justifie cette hausse par le financement de personnel supplémentaire et de la cybersécurité du portail MOS, ainsi que par une réduction des délais de traitement de 30 %, mais les responsables RH dénoncent une explosion des budgets relocalisation pour 2026.



Pour les multinationales, la période de transition de deux semaines s’annonce particulièrement difficile. Chaque salarié étranger doit désormais disposer (1) d’un identifiant Trusted-Profile ou d’une eID européenne, (2) d’une signature électronique qualifiée, et (3) d’une formation à l’utilisation du portail MOS. Les conseillers en visas recommandent de capturer chaque étape en capture d’écran, car le portail connaît encore des interruptions; ces captures pourraient être la seule preuve d’une soumission dans les délais en cas de plantage.

Les consultants en conformité alertent aussi sur le fait que MOS sera bientôt relié aux bases de données fiscales et de sécurité sociale polonaises, permettant de détecter automatiquement toute incohérence dans les déclarations de paie. Un écart entre salaire déclaré et déclarations fiscales pourrait entraîner la révocation automatique du permis, exposant les employeurs à des amendes pouvant atteindre 50 000 PLN par salarié, conformément aux amendements de juin 2025 à la loi sur l’emploi des étrangers.

Concrètement, les responsables mobilité anticipent en traitant tous les dossiers papier restants avant le réveillon et incitent les salariés à régler les frais au tarif 2025. Ceux qui manqueront la date butoir devront faire face à une augmentation des coûts multipliée par quatre et à la courbe d’apprentissage d’un système digital encore non éprouvé dans les premières semaines de 2026.