La Polonia impone la presentazione esclusivamente digitale delle domande di permesso di soggiorno e quadruplica le tariffe per l'immigrazione a partire dal 1° gennaio 2026

In una normativa pubblicata a tarda notte il 18 dicembre 2025, il Ministero dell’Interno polacco ha confermato che, a partire dal 1° gennaio 2026, tutte le domande per il permesso di soggiorno temporaneo dovranno essere presentate esclusivamente tramite il portale elettronico Moduł Obsługi Spraw (MOS). I fascicoli cartacei saranno respinti senza eccezioni, costringendo datori di lavoro e lavoratori stranieri a completare l’intero iter online, allegando scansioni complete del passaporto e firmando con firma elettronica qualificata. Questa misura conclude un anno di digitalizzazione dell’immigrazione polacca ed è osservata con attenzione a Bruxelles come possibile modello per altri Paesi UE.

La stessa ordinanza prevede un aumento significativo delle tariffe governative. La tassa standard per il permesso di soggiorno passa da 100 a 400 PLN, i permessi per lavoratori distaccati salgono a 800 PLN, le tariffe per i visti nazionali (tipo D) aumentano da 135 a 200 euro, mentre i visti Schengen (tipo C) arrivano a 90 euro. Varsavia giustifica l’aumento con la necessità di finanziare personale aggiuntivo e la sicurezza informatica del MOS, promettendo una riduzione dei tempi di elaborazione del 30%, ma i responsabili HR denunciano un improvviso sforamento dei budget per i trasferimenti del 2026.



Per le multinazionali, la finestra di transizione di due settimane è particolarmente critica. Ogni lavoratore straniero deve ora disporre di (1) un login Trusted-Profile o un’identità elettronica UE, (2) una firma elettronica qualificata e (3) una formazione sull’uso del MOS. I consulenti per i visti raccomandano di catturare schermate di ogni passaggio, poiché il portale è soggetto a interruzioni; una schermata potrebbe essere l’unica prova di una presentazione tempestiva in caso di crash della sessione.

I consulenti per la conformità avvertono inoltre che il MOS sarà presto integrato con le banche dati fiscali e previdenziali polacche, permettendo di segnalare automaticamente eventuali discrepanze nelle buste paga. Un disallineamento tra salario dichiarato e dichiarazioni fiscali potrebbe comportare la revoca automatica del permesso, esponendo i datori di lavoro a multe fino a 50.000 PLN per ogni lavoratore, secondo le modifiche alla legge sull’impiego degli stranieri entrate in vigore a giugno 2025.

Sul campo, i responsabili della mobilità stanno anticipando la presentazione di tutte le pratiche cartacee residue entro Capodanno e invitano i lavoratori a pagare in anticipo le tariffe 2025. Chi non rispetterà la scadenza dovrà affrontare un aumento dei costi di quattro volte e la difficile curva di apprendimento di un sistema digitale ancora da testare nelle prime settimane del 2026.