Ba Lan yêu cầu nộp đơn xin giấy phép cư trú chỉ qua hình thức điện tử và tăng gấp bốn lần phí nhập cư từ ngày 1 tháng 1 năm 2026

Trong một quy định ban hành vào đêm muộn ngày 18 tháng 12 năm 2025, Bộ Nội vụ Ba Lan xác nhận rằng từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép tạm trú phải được nộp duy nhất qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS). Hồ sơ giấy sẽ bị từ chối ngay lập tức, buộc các nhà tuyển dụng và người lao động nước ngoài phải hoàn thành toàn bộ quy trình trực tuyến, đính kèm bản quét hộ chiếu đầy đủ và ký bằng chữ ký điện tử có chứng nhận. Động thái này đánh dấu bước hoàn thiện trong chiến dịch số hóa thủ tục nhập cư Ba Lan kéo dài một năm và đang được Brussels theo dõi sát sao như một mô hình tiềm năng cho các quốc gia EU khác.

Cùng với đó, quy định mới cũng đẩy mức phí nhà nước tăng mạnh. Phí cấp giấy phép cư trú tiêu chuẩn tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, giấy phép lao động tạm thời tăng lên 800 PLN, phí visa quốc gia (loại D) tăng từ 135 euro lên 200 euro và visa Schengen (loại C) tăng lên 90 euro. Chính quyền Warsaw lý giải việc tăng phí nhằm trang trải chi phí nhân sự và an ninh mạng cho MOS, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ xuống 30%, nhưng các giám đốc nhân sự cho biết ngân sách cho các đợt di chuyển năm 2026 đã bị đội lên đáng kể chỉ sau một đêm.



Đối với các công ty đa quốc gia, khoảng thời gian chuyển đổi hai tuần là rất khắc nghiệt. Mỗi nhân viên nước ngoài giờ đây cần (1) tài khoản Trusted-Profile hoặc EU eID, (2) chữ ký điện tử có chứng nhận, và (3) được đào tạo cách sử dụng MOS. Các tư vấn viên visa khuyên nên chụp ảnh màn hình từng bước vì cổng vẫn còn lỗi gián đoạn; ảnh chụp màn hình có thể là bằng chứng duy nhất cho việc nộp hồ sơ đúng hạn nếu phiên làm việc bị ngắt quãng.

Các chuyên gia tư vấn tuân thủ cũng cảnh báo MOS sẽ sớm được liên kết với cơ sở dữ liệu thuế và bảo hiểm xã hội Ba Lan, cho phép tự động phát hiện sai lệch trong bảng lương. Sự không khớp giữa mức lương khai báo và hồ sơ thuế có thể dẫn đến việc tự động thu hồi giấy phép, khiến nhà tuyển dụng đối mặt với mức phạt lên đến 50.000 PLN cho mỗi người lao động theo sửa đổi Luật Lao động Người nước ngoài tháng 6 năm 2025.

Trên thực tế, các quản lý di chuyển đang gấp rút hoàn tất các hồ sơ giấy còn lại trước đêm giao thừa và khuyến khích người lao động thanh toán phí theo mức năm 2025 trước. Những ai trễ hạn sẽ phải chịu mức phí tăng gấp bốn lần và phải đối mặt với quá trình học hỏi khó khăn khi sử dụng hệ thống số chưa được kiểm chứng trong những tuần đầu năm 2026.