La Pologne prépare les employeurs aux nouvelles règles d'embauche des Ukrainiens à partir de mars 2026

La communauté des entreprises spécialisées dans l’immigration en Pologne a enfin pu entrevoir ce que sera la vie après le 4 mars 2026, date à laquelle le régime spécial de protection « UKR » pour les personnes ayant fui l’invasion russe de l’Ukraine prendra fin.

Lors d’un webinaire d’une heure organisé le 28 janvier 2026 par le cabinet international Fragomen, des conseillers seniors de leur bureau de Varsovie ont présenté le projet de loi que le ministère de l’Intérieur et de l’Administration (MSWiA) est en train de finaliser. Selon ce projet, les citoyens ukrainiens auront trois principales voies pour rester et travailler en Pologne:
1. Un permis de séjour temporaire accéléré qui convertit le statut UKR actuel en une nouvelle carte de séjour « CUKR » valable jusqu’à trois ans;
2. Un permis de séjour temporaire standard lié à un contrat de travail polonais ou à une fonction de membre du conseil d’administration;
3. Un permis de résident de longue durée dans l’UE pour ceux ayant déjà vécu en Pologne au moins cinq ans.

Le changement le plus marquant pour les employeurs sera la fin du modèle de recrutement basé uniquement sur une simple notification, qui permettait aux entreprises d’embaucher des bénéficiaires UKR en déposant simplement un avis électronique auprès de l’Office du Travail. À partir du 5 mars 2026, tout ressortissant ukrainien — qu’il soit arrivé sous protection temporaire ou avec un visa classique — devra disposer d’une autorisation de travail formelle, soit intégrée à une carte de séjour temporaire, soit délivrée sous forme de permis de travail distinct. Les équipes RH devront donc respecter un calendrier de conformité serré: toutes les notifications soumises avant l’entrée en vigueur de la nouvelle loi resteront valides uniquement jusqu’à la date de fin indiquée ou au 31 décembre 2026, la première échéance atteinte.



Le projet de loi précise également les obligations en matière de sécurité sociale. Alors que les bénéficiaires UKR bénéficient actuellement d’une inscription simplifiée, le nouveau cadre alignera leurs cotisations et prestations sur celles des autres ressortissants de pays tiers. Les avocats de Fragomen ont conseillé aux services de paie de prévoir un budget pour des coûts ZUS plus élevés et de vérifier les listes de personnel afin d’identifier toute personne dont le numéro PESEL lié au statut UKR pourrait expirer.

Enfin, le webinaire a souligné plusieurs mesures pratiques que les multinationales doivent prendre avant la fin de la période de transition: (a) identifier les employés ukrainiens dont le passeport expire avant 2028, car un document de voyage valide sera nécessaire pour obtenir la nouvelle carte CUKR; (b) transformer les notifications de travailleurs détachés (UD-8) en demandes complètes de permis de travail; (c) demander aux responsables de la mobilité internationale de réserver à l’avance des rendez-vous pour la capture biométrique dans les bureaux des voïvodies — les premiers créneaux disponibles à Varsovie pour mars sont déjà complets.

La Pologne accueille la plus grande diaspora ukrainienne de l’UE — environ 1,3 million de personnes selon les dernières données de la Garde des frontières —, ce qui fait de la transition post-UKR l’un des plus grands projets d’immigration d’entreprise en 2026. Les entreprises qui agiront rapidement pourront conserver leurs collaborateurs clés sur le territoire et éviter des retards coûteux liés à des interruptions dans les autorisations de travail.