ICE Mengklasifikasikan Ulang Kesalahan Umum I-9 sebagai “Substantif,” Menghapus Jangka Waktu Perbaikan 10 Hari

Imigrasi dan Bea Cukai AS (ICE) diam-diam melakukan pembaruan besar-besaran pada buku panduan pemeriksaan Formulir I-9 untuk pertama kalinya dalam hampir tiga dekade, yang secara radikal mengubah tanggung jawab pemberi kerja. Dalam lembar fakta yang dipublikasikan pada 16 Maret dan dianalisis oleh pengacara kepatuhan imigrasi pada 14 April 2026, lembaga ini memindahkan lebih dari 10 kategori kesalahan administrasi yang sebelumnya dianggap kecil—seperti tidak mencantumkan tanggal lahir karyawan atau membiarkan kolom masa berlaku dokumen kosong—dari kategori “teknis” ke kategori “substansial”. Perubahan ini berarti pemberi kerja tidak lagi mendapatkan masa tenggang 10 hari kerja untuk memperbaiki kesalahan tersebut sebelum denda dikenakan.

Mengapa hal ini penting? Karena besaran denda: sanksi sipil untuk pelanggaran substansial kini berkisar antara $288 hingga $2.861 per formulir—yang jika dikalikan dengan ratusan atau ribuan Formulir I-9 dalam audit rutin, bisa sangat besar. Pemberi kerja yang masih mengandalkan aturan lama, terutama yang menyimpan fotokopi dokumen sebagai perlindungan, kini praktik tersebut tidak lagi aman. ICE juga menegaskan bahwa setiap kesalahan dalam prosedur verifikasi jarak jauh “alternatif” (hanya untuk peserta E-Verify) kini otomatis dianggap pelanggaran substansial.



Berbeda dengan perubahan aturan federal pada umumnya, ICE tidak mempublikasikan revisi ini di Federal Register atau mengundang komentar publik, sehingga memicu keluhan bahwa lembaga ini mengabaikan Administrative Procedure Act. Pengacara imigrasi memprediksi gelombang litigasi, namun memperingatkan bahwa pemberi kerja tetap berisiko selama masa transisi ini. Pengadilan dan Kantor Pejabat Pemeriksaan Administratif Utama secara historis menganggap pelanggaran administrasi sebagai pelanggaran “berkelanjutan” sampai diperbaiki, sehingga perbaikan proaktif adalah satu-satunya cara pasti untuk memulai masa kadaluarsa lima tahun.

Langkah praktis yang disarankan meliputi melakukan audit internal segera, melatih ulang staf HR, memastikan setiap verifikasi jarak jauh didukung oleh pendaftaran aktif E-Verify dan centang pada kotak “prosedur alternatif”, serta mendokumentasikan perbaikan sebelum menerima Pemberitahuan Pemeriksaan. Perusahaan dengan sistem I-9 elektronik juga harus memastikan jejak audit, protokol tanda tangan elektronik, dan dokumentasi keamanan memenuhi standar DHS; kekurangan dalam sistem ini kini juga dianggap pelanggaran substansial.

Bagi manajer mobilitas global, pesannya jelas: kepatuhan I-9 tidak bisa lagi dianggap sebagai administrasi onboarding biasa. Profil risiko berubah drastis dalam semalam, dan denda bisa menghabiskan penghematan dari program relokasi yang sudah direncanakan dengan baik. Perusahaan multinasional sudah mulai merevisi panduan, menjadwalkan audit mendesak, dan memberi pengarahan kepada eksekutif tentang lanskap penegakan baru ini.