ICE riclassifica gli errori comuni nel modulo I-9 come “sostanziali”, eliminando il periodo di correzione di 10 giorni

L'U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) ha silenziosamente rivisto il manuale di ispezione del modulo I-9 per la prima volta in quasi trent'anni, modificando radicalmente la responsabilità dei datori di lavoro. In un documento informativo pubblicato il 16 marzo e analizzato dagli avvocati specializzati in conformità sull'immigrazione il 14 aprile 2026, l'agenzia ha spostato oltre 10 categorie di errori burocratici un tempo considerati minori — come l'omissione della data di nascita del dipendente o il campo della scadenza del documento lasciato vuoto — dalla colonna "tecnica" a quella "sostanziale".

Questo cambiamento significa che i datori di lavoro non beneficeranno più del periodo di grazia di 10 giorni lavorativi previsto dalla legge per correggere tali errori prima dell'applicazione delle sanzioni. Il motivo per cui ciò è rilevante è il costo: le sanzioni civili per violazioni sostanziali ora variano da 288 a 2.861 dollari per modulo, moltiplicati per centinaia o migliaia di I-9 in un controllo di routine. I datori di lavoro che si affidavano alle vecchie regole, in particolare quelli che conservavano fotocopie dei documenti come forma di tutela, scopriranno che questa pratica non li protegge più.

ICE ha inoltre confermato che qualsiasi errore nella nuova "procedura alternativa" di verifica remota (disponibile solo per i partecipanti a E-Verify) è ora automaticamente considerato sostanziale. A differenza della maggior parte delle modifiche normative federali, ICE non ha pubblicato le revisioni nel Federal Register né ha invitato a commenti pubblici, suscitando critiche per aver aggirato l'Administrative Procedure Act.



Gli avvocati specializzati in immigrazione prevedono un'ondata di contenziosi, ma avvertono che nel frattempo i datori di lavoro restano esposti. I tribunali e l'Ufficio del Chief Administrative Hearing Officer hanno storicamente considerato le violazioni burocratiche come "continue" fino alla loro correzione, quindi la rimessione proattiva è l'unico modo certo per far partire il termine di prescrizione di cinque anni.

Le azioni pratiche includono l'avvio immediato di un audit interno, la riqualificazione del personale HR, la verifica che ogni verifica remota sia supportata da un'iscrizione attiva a E-Verify e dalla spunta della casella "procedura alternativa", e la documentazione delle correzioni prima dell'arrivo di qualsiasi Notifica di Ispezione. Le aziende con sistemi elettronici per l'I-9 dovrebbero anche assicurarsi che le tracce di audit, i protocolli di firma elettronica e la documentazione di sicurezza rispettino gli standard del DHS; le carenze in questi sistemi sono ora anch'esse violazioni sostanziali.

Per i responsabili della mobilità globale, il messaggio è chiaro: la conformità all'I-9 non può più essere considerata una semplice pratica di onboarding. Il profilo di rischio è cambiato da un giorno all'altro e le multe possono annullare i risparmi anche di un programma di trasferimento ben pianificato. Le multinazionali stanno già rivedendo le procedure, programmando audit urgenti e informando i dirigenti sul nuovo scenario di enforcement.