ICE stuft häufige I-9-Fehler als „wesentlich“ ein und schafft die 10-Tage-Frist zur Korrektur ab

Die US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) hat stillschweigend das Handbuch zur Überprüfung des Formulars I-9 nach fast drei Jahrzehnten grundlegend überarbeitet und damit die Haftung der Arbeitgeber radikal verändert. In einem am 16. März veröffentlichten Informationsblatt, das von Einwanderungsexperten am 14. April 2026 analysiert wurde, hat die Behörde mehr als zehn Kategorien zuvor geringfügiger Fehler – etwa das Fehlen des Geburtsdatums eines Mitarbeiters oder das Nichtausfüllen eines Feldes zum Ablaufdatum eines Dokuments – von der „technischen“ in die „wesentliche“ Fehlerkategorie verschoben. Das bedeutet, dass Arbeitgeber nicht mehr die gesetzlich vorgesehene Nachfrist von zehn Werktagen haben, um diese Fehler zu korrigieren, bevor Bußgelder verhängt werden.

Warum das wichtig ist: Die Geldstrafen für wesentliche Verstöße liegen nun zwischen 288 und 2.861 US-Dollar pro Formular – multipliziert mit Hunderten oder Tausenden von I-9-Formularen bei einer routinemäßigen Prüfung. Arbeitgeber, die sich auf die alten Regeln verlassen haben, insbesondere jene, die Kopien von Dokumenten als Schutzmaßnahme aufbewahrten, sind nun nicht mehr geschützt. ICE bestätigte außerdem, dass jeder Fehler im neuen Verfahren zur Fernüberprüfung (nur für Teilnehmer von E-Verify verfügbar) automatisch als wesentlicher Verstoß gilt.



Im Gegensatz zu den meisten bundesstaatlichen Regeländerungen veröffentlichte ICE die Änderungen nicht im Federal Register und verzichtete auf eine öffentliche Kommentierungsphase, was Kritik hervorrief, die Behörde habe das Verwaltungsverfahrensgesetz umgangen. Einwanderungsanwälte erwarten eine Klagewelle, warnen aber, dass Arbeitgeber in der Zwischenzeit weiterhin einem hohen Risiko ausgesetzt sind. Gerichte und das Office of the Chief Administrative Hearing Officer behandeln Papierfehler historisch als „fortlaufend“, bis sie behoben sind. Proaktive Korrekturen sind daher der einzige sichere Weg, um die fünfjährige Verjährungsfrist in Gang zu setzen.

Praktische Maßnahmen umfassen eine sofortige interne Prüfung, die Nachschulung der Personalabteilung, die Sicherstellung, dass jede Fernüberprüfung durch eine aktive E-Verify-Registrierung und das Ankreuzen des „Alternativverfahrens“-Feldes abgesichert ist, sowie die Dokumentation aller Korrekturen vor dem Eintreffen einer Inspektionsankündigung. Unternehmen mit elektronischen I-9-Systemen sollten zudem überprüfen, ob Audit-Trails, elektronische Unterschriftsprotokolle und Sicherheitsdokumentationen den DHS-Standards entsprechen; Mängel in diesen Systemen gelten nun ebenfalls als wesentliche Verstöße.

Für Manager im Bereich globale Mobilität ist die Botschaft klar: Die Einhaltung der I-9-Vorschriften darf nicht länger als routinemäßige Onboarding-Dokumentation betrachtet werden. Das Risikoprofil hat sich über Nacht verändert, und Bußgelder können selbst gut geplante Umzugsprogramme zunichtemachen. Multinationale Unternehmen überarbeiten bereits ihre Handlungsanweisungen, planen dringende Audits und informieren Führungskräfte über die neue Durchsetzungssituation.