ICE zakwalifikowało powszechne błędy w formularzu I-9 jako „istotne”, likwidując 10-dniowy okres na ich poprawę

Amerykańska agencja Immigration and Customs Enforcement (ICE) po cichu zrewidowała podręcznik kontroli formularza I-9 po raz pierwszy od prawie trzydziestu lat, radykalnie zmieniając odpowiedzialność pracodawców. W opublikowanym 16 marca dokumencie informacyjnym, który został szczegółowo przeanalizowany przez prawników specjalizujących się w zgodności imigracyjnej 14 kwietnia 2026 roku, agencja przeniosła ponad 10 kategorii wcześniej drobnych błędów formalnych – takich jak pominięcie daty urodzenia pracownika czy pozostawienie pustego pola dotyczącego daty ważności dokumentu – z kolumny „techniczne” do kolumny „istotne”. Oznacza to, że pracodawcy nie mają już ustawowego 10-dniowego okresu karencji na poprawę tych błędów przed nałożeniem kar finansowych.

Dlaczego to ma znaczenie? Kary cywilne za naruszenia istotne teraz wynoszą od 288 do 2861 dolarów za formularz – co w przypadku rutynowej kontroli obejmującej setki lub tysiące formularzy I-9 może oznaczać ogromne koszty. Pracodawcy, którzy opierali się na starych zasadach, zwłaszcza ci, którzy przechowywali kopie dokumentów jako formę zabezpieczenia, przekonają się, że ta praktyka już ich nie chroni. ICE potwierdziło również, że każdy błąd w nowej procedurze zdalnej weryfikacji („alternatywna procedura”, dostępna tylko dla uczestników programu E-Verify) jest teraz automatycznie traktowany jako naruszenie istotne.



W przeciwieństwie do większości zmian w przepisach federalnych, ICE nie opublikowało tych zmian w Federal Register ani nie zaprosiło do publicznych konsultacji, co wywołało zarzuty o obejście Ustawy o procedurach administracyjnych. Prawnicy imigracyjni przewidują falę pozwów, ale ostrzegają, że pracodawcy pozostają narażeni na ryzyko już teraz. Sądy oraz Biuro Głównego Sędziego ds. Postępowań Administracyjnych tradycyjnie traktują naruszenia formalne jako „ciągłe” do momentu ich naprawienia, więc jedynym pewnym sposobem na rozpoczęcie pięcioletniego okresu przedawnienia jest proaktywne usunięcie błędów.

Praktyczne kroki to natychmiastowy audyt wewnętrzny, ponowne przeszkolenie działów HR, upewnienie się, że każda zdalna weryfikacja jest poparta aktywnym uczestnictwem w E-Verify oraz zaznaczeniem pola „alternatywna procedura”, a także dokumentowanie poprawek zanim pojawi się jakiekolwiek zawiadomienie o kontroli. Firmy korzystające z elektronicznych systemów I-9 powinny także potwierdzić, że ścieżki audytu, protokoły podpisów elektronicznych i dokumentacja bezpieczeństwa spełniają standardy Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego; niedociągnięcia w tych systemach również są teraz traktowane jako naruszenia istotne.

Dla menedżerów ds. mobilności międzynarodowej przesłanie jest jasne: zgodność z formularzem I-9 nie może być już traktowana jako rutynowa formalność przy zatrudnieniu. Profil ryzyka zmienił się z dnia na dzień, a kary mogą zniweczyć oszczędności nawet najlepiej zaplanowanego programu relokacji. Korporacje międzynarodowe już aktualizują swoje procedury, planują pilne audyty i informują kierownictwo o nowym krajobrazie egzekwowania przepisów.