ICE herclassificeert veelvoorkomende I-9 fouten als “inhoudelijk”, waardoor de 10-daagse hersteltermijn komt te vervallen

De Amerikaanse Immigratie- en Douanehandhaving (ICE) heeft stilletjes het inspectiehandboek voor formulier I-9 voor het eerst in bijna dertig jaar grondig herzien, wat de aansprakelijkheid van werkgevers ingrijpend verandert. In een feitenblad dat op 16 maart werd gepubliceerd en op 14 april 2026 door immigratie-experts werd geanalyseerd, verplaatste de instantie meer dan tien categorieën van voorheen kleine administratieve fouten – zoals het weglaten van de geboortedatum van een werknemer of het leeg laten van een veld voor de vervaldatum van een document – van de “technische” naar de “inhoudelijke” kolom. Dit betekent dat werkgevers niet langer de wettelijke termijn van tien werkdagen krijgen om deze fouten te herstellen voordat boetes worden opgelegd.

Waarom dit belangrijk is? De boetes voor inhoudelijke overtredingen variëren nu van $288 tot $2.861 per formulier, wat bij honderden of duizenden I-9’s tijdens een standaardcontrole kan oplopen tot flinke bedragen. Werkgevers die vertrouwden op de oude regels, vooral degenen die fotokopieën van documenten als veilige haven bewaarden, zullen merken dat deze praktijk hen niet langer beschermt. ICE bevestigde ook dat elke fout in de nieuwe procedure voor remote verificatie (alleen beschikbaar voor deelnemers aan E-Verify) nu automatisch als inhoudelijke overtreding wordt beschouwd.



In tegenstelling tot de meeste federale regelwijzigingen heeft ICE deze aanpassingen niet gepubliceerd in het Federal Register en ook geen openbare consultatie georganiseerd, wat leidde tot klachten dat de instantie de Administrative Procedure Act heeft omzeild. Immigratieadvocaten voorzien een golf aan rechtszaken, maar waarschuwen dat werkgevers voorlopig kwetsbaar blijven. Rechtbanken en het Office of the Chief Administrative Hearing Officer beschouwen administratieve fouten historisch gezien als “voortdurend” totdat ze zijn gecorrigeerd, waardoor proactieve correctie de enige manier is om de verjaringstermijn van vijf jaar te laten ingaan.

Praktische stappen zijn onder meer het direct uitvoeren van een interne audit, het hertrainen van HR-personeel, zorgen dat elke remote verificatie wordt ondersteund door een actieve E-Verify-inschrijving en een aangevinkt vakje voor de “alternatieve procedure”, en het documenteren van correcties voordat een Notice of Inspection binnenkomt. Bedrijven met elektronische I-9-systemen moeten ook controleren of audit trails, e-handtekeningprotocollen en beveiligingsdocumentatie voldoen aan de DHS-normen; tekortkomingen hierin zijn nu ook inhoudelijke overtredingen.

Voor managers van wereldwijde mobiliteit is de boodschap duidelijk: I-9-compliance kan niet langer worden gezien als routinepapierwerk bij onboarding. Het risicoprofiel is van de ene op de andere dag veranderd en boetes kunnen zelfs de besparingen van een goed gepland relocatieprogramma tenietdoen. Multinationals passen hun strategieën al aan, plannen dringende audits en informeren hun leidinggevenden over het nieuwe handhavingsklimaat.