ICE Phân Loại Lỗi Thường Gặp Trong Mẫu I-9 Thành “Lỗi Cơ Bản,” Loại Bỏ Thời Gian Sửa Lỗi 10 Ngày

Cơ quan Thực thi Di trú và Hải quan Hoa Kỳ (ICE) đã âm thầm thay đổi sổ tay kiểm tra Mẫu I-9 lần đầu tiên sau gần ba thập kỷ, làm thay đổi căn bản trách nhiệm của nhà tuyển dụng. Trong một bản tóm tắt được đăng ngày 16 tháng 3 và được các luật sư chuyên về tuân thủ di trú phân tích vào ngày 14 tháng 4 năm 2026, cơ quan này đã chuyển hơn 10 loại lỗi giấy tờ từng được xem là nhỏ—như bỏ sót ngày sinh của nhân viên hoặc để trống mục ngày hết hạn của giấy tờ—từ cột “kỹ thuật” sang cột “cốt lõi”. Thay đổi này đồng nghĩa với việc nhà tuyển dụng không còn được hưởng thời gian ân hạn 10 ngày làm việc theo luật để sửa lỗi trước khi bị phạt. Điều quan trọng là mức phạt: vi phạm cốt lõi giờ đây bị phạt từ 288 đến 2.861 USD mỗi mẫu đơn—nhân lên hàng trăm hoặc hàng nghìn mẫu I-9 trong một cuộc kiểm tra định kỳ. Những nhà tuyển dụng dựa vào quy định cũ, đặc biệt là những người lưu trữ bản sao giấy tờ như một biện pháp bảo vệ, sẽ không còn được bảo vệ theo cách này nữa. ICE cũng xác nhận rằng bất kỳ sai sót nào trong “thủ tục thay thế” xác minh từ xa mới (chỉ dành cho người tham gia E-Verify) đều được coi là vi phạm cốt lõi. Khác với hầu hết các thay đổi quy định liên bang, ICE không công bố sửa đổi này trên Công báo Liên bang hay mời gọi ý kiến công chúng, gây ra phản ứng cho rằng cơ quan này đã né tránh Đạo luật Thủ tục Hành chính. Các luật sư di trú dự đoán sẽ có làn sóng kiện tụng nhưng cảnh báo nhà tuyển dụng vẫn đang đối mặt rủi ro trong thời gian này. Tòa án và Văn phòng Thẩm phán Hành chính cấp cao thường coi vi phạm giấy tờ là “liên tục” cho đến khi được sửa chữa, vì vậy việc chủ động khắc phục là cách duy nhất để bắt đầu tính thời hiệu 5 năm. Các bước thực tế bao gồm tiến hành kiểm tra nội bộ ngay lập tức, đào tạo lại nhân viên nhân sự, đảm bảo mọi xác minh từ xa đều dựa trên đăng ký E-Verify còn hiệu lực và có đánh dấu “thủ tục thay thế”, đồng thời ghi chép việc sửa lỗi trước khi nhận được Thông báo Kiểm tra. Các công ty sử dụng hệ thống I-9 điện tử cũng nên xác nhận rằng dấu vết kiểm tra, quy trình ký điện tử và tài liệu bảo mật đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ An ninh Nội địa; những thiếu sót trong hệ thống này giờ cũng bị coi là vi phạm cốt lõi. Đối với các nhà quản lý di chuyển toàn cầu, thông điệp rất rõ ràng: tuân thủ I-9 không còn là thủ tục giấy tờ tuyển dụng thông thường. Rủi ro đã thay đổi chỉ sau một đêm, và các khoản phạt có thể xóa sạch khoản tiết kiệm của cả một chương trình di chuyển nhân sự được lên kế hoạch kỹ lưỡng. Các tập đoàn đa quốc gia đã bắt đầu điều chỉnh quy trình, lên lịch kiểm tra khẩn cấp và thông báo cho lãnh đạo về bối cảnh thực thi mới.