Kantor Imigrasi Federal telah mengonfirmasi bahwa mulai 1 Mei 2026, setiap permohonan izin kerja jangka pendek harus disertai dengan mandat digital yang telah dinotariskan dan diajukan melalui portal online Belgia “Working in Belgium”. Perubahan ini berlaku untuk izin kerja ‘B’ selama 90 hari yang digunakan untuk intervensi teknis, kunjungan pelatihan, dan tugas singkat lainnya oleh warga negara non-Uni Eropa. Sebelumnya, pemberi kerja cukup melampirkan surat kuasa dalam format PDF melalui email. Dengan aturan baru, mereka harus terlebih dahulu mendaftar di portal, mengunggah bukti otoritas penandatangan perusahaan (anggaran dasar, ekstrak daftar perdagangan, atau resolusi dewan), lalu menandatangani mandat elektronik terstruktur menggunakan e-ID berkualifikasi atau token Itsme. Permohonan tanpa mandat elektronik akan ditolak dengan alasan “tidak dapat diterima secara administratif”. Kantor Imigrasi menyatakan reformasi ini akan mempercepat proses dengan menghilangkan berkas yang tidak lengkap dan memungkinkan pelacakan status secara real-time. Namun, tim mobilitas menghadapi tantangan besar: setiap entitas hukum Belgia yang mensponsori staf asing harus membuat akun sendiri, mendapatkan tanda tangan elektronik berkualifikasi untuk manajer senior, dan memberikan otorisasi ulang kepada penyedia layanan eksternal. Wallonia akan memberikan masa tenggang tiga bulan, sementara Flandria dan Brussels akan langsung menerapkan mandat ini. Implikasi praktisnya meliputi pengumpulan dokumen lebih awal, alur persetujuan internal baru, dan potensi kemacetan saat mengirimkan insinyur untuk perbaikan mendesak. Perusahaan global disarankan untuk memeriksa kesiapan mandat di seluruh anak perusahaan Belgia, memberi pengarahan kepada vendor eksternal, dan menjadwalkan uji coba pengajuan sebelum tanggal efektif 1 Mei. Kegagalan beradaptasi dapat menyebabkan penundaan proyek yang mahal dan terhambatnya perjalanan staf.
Sumber: Envoy Global
