Het Federaal Migratiecentrum heeft bevestigd dat vanaf 1 mei 2026 elke aanvraag voor een kortdurende werkvergunning moet worden ondersteund door een notarieel digitaal mandaat, ingediend via het Belgische online portaal “Werken in België”. Deze wijziging geldt voor de 90-dagen ‘B-werkvergunningen’, die worden gebruikt voor technische interventies, trainingsbezoeken en andere korte opdrachten door niet-EU-burgers. Tot nu toe konden werkgevers volstaan met een eenvoudige PDF-volmacht per e-mail. Volgens de nieuwe regels moeten zij zich eerst registreren op het portaal, een bewijs van ondertekeningsbevoegdheid uploaden (zoals statuten, uittreksel uit het handelsregister of bestuursbesluit) en vervolgens een gestructureerd elektronisch mandaat ondertekenen met een gekwalificeerd e-ID of Itsme-token. Aanvragen zonder dit e-mandaat worden afgewezen als “administratief onontvankelijk”. Het Migratiecentrum stelt dat deze hervorming de verwerkingstijden zal verkorten door onvolledige dossiers te vermijden en realtime statusupdates mogelijk te maken. Toch staat mobiliteitsteams een steile leercurve te wachten: elke Belgische rechtspersoon die buitenlandse medewerkers sponsort, moet een eigen account aanmaken, gekwalificeerde elektronische handtekeningen regelen voor het management en externe dienstverleners opnieuw machtigen. Wallonië verleent een overgangsperiode van drie maanden, maar Vlaanderen en Brussel zullen het mandaat direct handhaven. Praktische gevolgen zijn onder meer het eerder verzamelen van documenten, nieuwe interne goedkeuringsprocessen en mogelijke knelpunten bij het uitsturen van ingenieurs voor dringende reparaties. Wereldwijde werkgevers wordt aangeraden om de mandaatvoorbereiding binnen hun Belgische dochterondernemingen te controleren, externe leveranciers te informeren en testaanvragen in te plannen vóór de livegang op 1 mei. Wie zich niet aanpast, riskeert kostbare projectvertragingen en gestrande reizigers.
Bron: Envoy Global
