Digitales Mandat wird für kurzfristige belgische Arbeitserlaubnisse verpflichtend

Das Bundesamt für Migration hat bestätigt, dass ab dem 1. Mai 2026 jede Antragstellung für eine kurzfristige Arbeitserlaubnis durch ein notariell beglaubigtes digitales Mandat über das belgische Online-Portal „Working in Belgium“ eingereicht werden muss. Die Änderung betrifft die 90-Tage-B-Arbeitserlaubnisse, die für technische Einsätze, Schulungsbesuche und andere kurzfristige Einsätze von Nicht-EU-Bürgern genutzt werden. Bisher konnten Arbeitgeber eine einfache PDF-Vollmacht per E-Mail einreichen. Nach den neuen Regeln müssen sie sich zunächst im Portal registrieren, einen Nachweis über die Vertretungsbefugnis des Unternehmens (Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug oder Vorstandsbeschluss) hochladen und anschließend ein strukturiertes elektronisches Mandat mit einem qualifizierten e-ID- oder Itsme-Token unterzeichnen. Anträge ohne dieses elektronische Mandat werden als „administrativ unzulässig“ abgelehnt. Das Migrationsamt verspricht, dass die Reform die Bearbeitungszeiten durch den Wegfall unvollständiger Akten verkürzen und eine Echtzeit-Statusverfolgung ermöglichen wird. Für die Mobility-Teams bedeutet dies jedoch eine steile Lernkurve: Jede belgische Rechtseinheit, die ausländische Mitarbeiter beschäftigt, muss ein eigenes Konto anlegen, qualifizierte elektronische Unterschriften für Führungskräfte einholen und externe Dienstleister neu autorisieren. In Wallonien gilt eine dreimonatige Übergangsfrist, während Flandern und Brüssel die neue Regelung sofort durchsetzen. Praktische Folgen sind unter anderem eine frühere Dokumentenbeschaffung, neue interne Freigabeprozesse und mögliche Engpässe bei der Entsendung von Technikern für dringende Reparaturen. Global agierende Arbeitgeber sollten daher die Mandatsbereitschaft ihrer belgischen Tochtergesellschaften überprüfen, externe Dienstleister informieren und Testanträge vor dem Starttermin am 1. Mai einplanen. Wer sich nicht anpasst, riskiert teure Projektverzögerungen und gestrandete Reisende.