Een onderzoek van Business Insider Polska, dat op 24 november werd bevestigd door VisaHQ, heeft HR-afdelingen door het hele land opgeschud: de herziening van de Poolse Wet op Buitenlandse Arbeid in 2025 is nog maar het begin. Vanaf januari 2026 krijgen werkgevers te maken met drie nieuwe uitdagingen. Ten eerste verloopt de speciale wet die meer dan een miljoen ontheemde Oekraïners vrijstelt van werkvergunningquota, waardoor de jaarlijkse limieten mogelijk weer van kracht worden tenzij het parlement ingrijpt. Ten tweede zal de wettelijke verhoging van het minimumloon automatisch alle salarisdrempels in werkvergunning- en gecombineerde vergunningregelingen verhogen. Ten derde zou een conceptverordening snelle sancties invoeren voor bedrijven die de autoriteiten niet binnen zeven dagen informeren wanneer een buitenlandse werknemer niet aan de slag gaat.
De dit jaar ingevoerde elektronische indiening geeft arbeidsinspecteurs realtime inzicht in vergunninggegevens, maar heeft ook inconsistenties tussen de kantoren van de provinciegouverneurs aan het licht gebracht. Juridische adviseurs waarschuwen dat zodra de Oekraïense vrijstelling vervalt, bedrijven zullen moeten concurreren om een beperkt aantal vergunningen, wat de verwerkingstijden verlengt en de wervingskosten verhoogt. Multinationals bereiden zich al voor met eindejaarsaudits, brengen functiegroepen die afhankelijk zijn van Oekraïens talent in kaart en trainen hun frontlinieteams in het vernieuwde e-portaal.
![Werkgevers Bereiden Zich Voor op 2026 Nu Polen Strengere Regels voor Buitenlandse Werknemers Invoert]()
Praktische tips zijn onder meer het budgetteren van langere doorlooptijden voor vergunningverlengingen, het bijwerken van kostenramingen voor gedetacheerde werknemers en het herzien van verhuisvergoedingen wanneer loonsverhogingen expats in hogere belastingschijven brengen. Wie zich niet aanpast, riskeert boetes tot 50.000 PLN volgens de wijzigingen van juni 2025. Vooral kleinere werkgevers staan voor een steile leercurve bij het navigeren door het nieuwe digitale systeem.
Deze nalevingsdruk komt op een moment dat het aantal buitenlandse werknemers recordhoogtes bereikt: volgens het Bureau voor Buitenlanders hebben meer dan 1,3 miljoen niet-EU-burgers een geldige Poolse verblijfsvergunning, waarvan 70 procent Oekraïners. Hoewel bedrijfsorganisaties digitalisering steunen, dringen zij er bij de overheid op aan om de quotaregels vóór het einde van het planningsjaar te verduidelijken en een landelijke FAQ te publiceren om regionale verschillen te verkleinen.
De dit jaar ingevoerde elektronische indiening geeft arbeidsinspecteurs realtime inzicht in vergunninggegevens, maar heeft ook inconsistenties tussen de kantoren van de provinciegouverneurs aan het licht gebracht. Juridische adviseurs waarschuwen dat zodra de Oekraïense vrijstelling vervalt, bedrijven zullen moeten concurreren om een beperkt aantal vergunningen, wat de verwerkingstijden verlengt en de wervingskosten verhoogt. Multinationals bereiden zich al voor met eindejaarsaudits, brengen functiegroepen die afhankelijk zijn van Oekraïens talent in kaart en trainen hun frontlinieteams in het vernieuwde e-portaal.
Praktische tips zijn onder meer het budgetteren van langere doorlooptijden voor vergunningverlengingen, het bijwerken van kostenramingen voor gedetacheerde werknemers en het herzien van verhuisvergoedingen wanneer loonsverhogingen expats in hogere belastingschijven brengen. Wie zich niet aanpast, riskeert boetes tot 50.000 PLN volgens de wijzigingen van juni 2025. Vooral kleinere werkgevers staan voor een steile leercurve bij het navigeren door het nieuwe digitale systeem.
Deze nalevingsdruk komt op een moment dat het aantal buitenlandse werknemers recordhoogtes bereikt: volgens het Bureau voor Buitenlanders hebben meer dan 1,3 miljoen niet-EU-burgers een geldige Poolse verblijfsvergunning, waarvan 70 procent Oekraïners. Hoewel bedrijfsorganisaties digitalisering steunen, dringen zij er bij de overheid op aan om de quotaregels vóór het einde van het planningsjaar te verduidelijken en een landelijke FAQ te publiceren om regionale verschillen te verkleinen.
