België verplicht vanaf 1 mei 2026 digitale aanvragen voor tijdelijke werk- en pendelvergunningen

De drie Belgische regio’s zetten een belangrijke stap richting volledige digitalisering van het beheer van immigratiezaken. In een gezamenlijk communiqué van 17 april 2026 bevestigden het Federaal Migratiecentrum en de regionale arbeidsdiensten (VDAB, Actiris en Forem) dat vanaf 1 mei 2026 alle aanvragen voor een Kort Verblijf-werkvergunning (travailleurs temporaires de courte durée / kort verblijf) en de gespecialiseerde Pendelvergunning voor grensarbeiders uitsluitend nog via het beveiligde onlineportaal ‘Werken in België’ moeten worden ingediend. E-mailaanvragen, die nog veel gebruikt worden door HR-teams en relocatiebureaus, worden op die datum in Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest uitgeschakeld, terwijl Wallonië een e-mail back-upkanaal behoudt tot 31 augustus om de overgang te vergemakkelijken.

Deze digitale omschakeling pakt twee langbestaande knelpunten aan: onduidelijke verwerkingstermijnen en inconsistente documentvereisten. Werkgevers moeten zich voortaan authenticeren met hun elektronische identiteitskaart (eID) of de Belgische ITSME mobiele ID voordat ze dossiers kunnen uploaden, mandaten voor externe advocaten kunnen ondertekenen en realtime statusupdates kunnen volgen. Het platform controleert automatisch gegevens met de nationale sociale zekerheidsdatabank, wat het aantal vervolgvragen vermindert en de gemiddelde verwerkingstijd volgens het Migratiecentrum terugbrengt van zes naar naar verwachting drie weken.



Voor bedrijven die afhankelijk zijn van seizoens- of projectmedewerkers – denk aan farmaceutische cleanroomtechnici uit Nederland of Duitse ingenieurs die windturbine-onderdelen installeren – kan het missen van de deadline van 1 mei kostbaar zijn. HR-afdelingen wordt aangeraden deze week interne ‘dummy’-dossiers aan te maken om de workflow te testen, te zorgen dat scans voldoen aan de 10 MB PDF-limiet en elektronische mandaten voor derden te regelen. Kleine werkgevers zonder HRIS-systeem zullen gebruik moeten maken van de gratis ‘CSAM’-interface van de overheid, die een steilere leercurve kent.

Grenspendelaars, die dagelijks ongeveer 48.000 bewegingen tussen België, Frankrijk, Nederland en Luxemburg maken, zullen de veranderingen het meest direct voelen. Vanaf mei moeten zij zelf verlengingen indienen als hun werkgever niet over Belgische eID-gegevens beschikt – een situatie die vaak voorkomt bij Luxemburgse houdstermaatschappijen. Het Migratiecentrum kondigt aan volgende week meertalige videotutorials te publiceren, maar adviseert reizigers in de eerste maanden een screenshot van het e-bewijs van indiening te bewaren.

Voor mobiliteitsmanagers bevestigt deze stap een bredere Europese trend: regionale overheden versnellen de overgang van e-mail-PDF’s naar gestructureerde webportalen, in aanloop naar de invoering van het EU digitale visum- en verblijfsformat volgend jaar. Bedrijven met talentencentra in Brussel en Antwerpen doen er goed aan hun onboardingchecklists nu te herzien; het niet tijdig aanpassen kan kritieke klantprojecten vertragen, juist nu Europa aan een groeifase na de pandemie begint.