Het Belgische Federale Immigratiekantoor heeft bevestigd dat vanaf 1 mei 2026 **alle** aanvragen voor kortdurende werk- en pendelvergunningen uitsluitend via het digitale portaal ‘Werken in België’ moeten worden ingediend. Deze maatregel, gepubliceerd op 19 april 2026 en voor het eerst gemeld door The Economic Times, sluit de laatste e-mailroute af die veel werkgevers nog gebruikten voor dringende opdrachten tot 90 dagen of voor wekelijkse grenspendelaars uit Frankrijk, Nederland, Duitsland of Luxemburg.
Deze stap maakt deel uit van een tweejarig digitaliseringstraject dat al heeft geleid tot online indiening van de gecombineerde werk- en verblijfsvergunning en de meeste verlengingsaanvragen. Volgens de overheid zullen de nieuwe regels de datakwaliteit verbeteren, de verwerkingstijden verkorten door elke aanvraag een ‘live’ status te geven, en regionale overheden (Vlaanderen, Wallonië en Brussel) helpen om dubbele of frauduleuze aanvragen sneller te detecteren.
Het portaal controleert nu automatisch salarisdrempels, arbeidsmarkttoetsen en quotumlimieten voordat een werkgever op “verzenden” kan klikken. Voor mobiliteitsmanagers is de praktische impact direct merkbaar: volmachten moeten binnen het portaal worden aangemaakt; PDF-formulieren of e-mailbijlagen worden niet meer geaccepteerd. Adviseurs zoals Fragomen raden HR-teams aan om deze week hun Belgische eID of Itsme-gegevens te controleren en rekening te houden met een activatietijd van 24-48 uur voor nieuwe volmachten.
![België zet vanaf 1 mei 2026 alle resterende papieren werkvergunningen om naar een online systeem]()
Aanvragers moeten ook biometrisch geschikte foto’s en een scan van hun volledige paspoort uploaden, niet alleen de ID-pagina. De overgangsperiodes per regio zijn kort: Vlaanderen en Brussel schakelen het e-mailkanaal uit op 30 april om middernacht, terwijl Wallonië een overgangsperiode toestaat tot 31 augustus 2026. Bedrijven die de deadline missen, riskeren dat ze de procedure opnieuw moeten starten, wat projectplanningen met korte termijn technische interventies of ploegendiensten kan verstoren.
Deze maatregel sluit aan bij een bredere Europese trend naar volledig digitale immigratieworkflows. Buurlanden Nederland en Frankrijk voerden vergelijkbare veranderingen door in 2024 en 2025, en het EU Entry/Exit System (EES) koppelt vertrekgegevens nu terug aan nationale databanken, waardoor overtredingen met papieren vergunningen automatisch worden gesignaleerd.
Voor Belgische werkgevers betekent digitalisering uiteindelijk minder fysieke bezoeken aan gemeentehuizen, maar op korte termijn moeten ze hun interne checklists bijwerken, lijnmanagers trainen en rekening houden met mogelijke systeemstoringen in de eerste weken na de invoering.
Deze stap maakt deel uit van een tweejarig digitaliseringstraject dat al heeft geleid tot online indiening van de gecombineerde werk- en verblijfsvergunning en de meeste verlengingsaanvragen. Volgens de overheid zullen de nieuwe regels de datakwaliteit verbeteren, de verwerkingstijden verkorten door elke aanvraag een ‘live’ status te geven, en regionale overheden (Vlaanderen, Wallonië en Brussel) helpen om dubbele of frauduleuze aanvragen sneller te detecteren.
Het portaal controleert nu automatisch salarisdrempels, arbeidsmarkttoetsen en quotumlimieten voordat een werkgever op “verzenden” kan klikken. Voor mobiliteitsmanagers is de praktische impact direct merkbaar: volmachten moeten binnen het portaal worden aangemaakt; PDF-formulieren of e-mailbijlagen worden niet meer geaccepteerd. Adviseurs zoals Fragomen raden HR-teams aan om deze week hun Belgische eID of Itsme-gegevens te controleren en rekening te houden met een activatietijd van 24-48 uur voor nieuwe volmachten.
Aanvragers moeten ook biometrisch geschikte foto’s en een scan van hun volledige paspoort uploaden, niet alleen de ID-pagina. De overgangsperiodes per regio zijn kort: Vlaanderen en Brussel schakelen het e-mailkanaal uit op 30 april om middernacht, terwijl Wallonië een overgangsperiode toestaat tot 31 augustus 2026. Bedrijven die de deadline missen, riskeren dat ze de procedure opnieuw moeten starten, wat projectplanningen met korte termijn technische interventies of ploegendiensten kan verstoren.
Deze maatregel sluit aan bij een bredere Europese trend naar volledig digitale immigratieworkflows. Buurlanden Nederland en Frankrijk voerden vergelijkbare veranderingen door in 2024 en 2025, en het EU Entry/Exit System (EES) koppelt vertrekgegevens nu terug aan nationale databanken, waardoor overtredingen met papieren vergunningen automatisch worden gesignaleerd.
Voor Belgische werkgevers betekent digitalisering uiteindelijk minder fysieke bezoeken aan gemeentehuizen, maar op korte termijn moeten ze hun interne checklists bijwerken, lijnmanagers trainen en rekening houden met mogelijke systeemstoringen in de eerste weken na de invoering.
Bron: The Economic Times
