De Belgische immigratiediensten hebben bevestigd dat werkgevers over iets minder dan twee weken geen PDF-formulieren meer per e-mail mogen versturen bij het aanvragen van een kortdurende werkvergunning of grensarbeidvergunning. Een officiële kennisgeving, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 18 april en gemeld door The Economic Times op 19 april, stelt 1 mei 2026 als uiterste datum: vanaf die dag moeten aanvragen uitsluitend via het federale onlineportaal ‘Werken in België’ worden ingediend. Fax, post en zelfs de al lang gebruikte e-mailkanalen worden stopgezet.
Deze hervorming is een volgende stap in een breder digitaliseringstraject dat al leidde tot de online afhandeling van de veel complexere Single Permit-procedure in Vlaanderen (2023), Brussel (2024) en Wallonië (begin 2025). Volgens de overheid zal het verplicht gebruik van het portaal voor de resterende papierintensieve categorieën dubbele gegevensinvoer voorkomen, ontbrekende documenten automatisch signaleren en een verifieerbare tijdsaanduiding creëren die zowel werkgever als administratie beschermt.
![België maakt vanaf 1 mei 2026 de aanvraag van tijdelijke werkloosheid en pendelvergunningen volledig digitaal]()
De verwerkingstijden zouden volgens de aankondiging dalen van gemiddeld tien werkdagen naar “slechts drie”, mits de dossiers volledig zijn. Praktisch gezien moeten HR-teams ervoor zorgen dat een wettelijke vertegenwoordiger met een Belgische eID of het digitale equivalent een “mandaat” heeft gekregen binnen het portaal. Veel multinationals werken nog met externe immigratieadviseurs; ook zij moeten vóór 1 mei een nieuwe volmacht uploaden. De autoriteiten waarschuwen dat ontbrekende mandaten automatisch tot afwijzing leiden en dat er geen overgangsperiode wordt voorzien.
Voor grensarbeiders – de zogenaamde ‘frontaliers’ die in Frankrijk, Nederland, Duitsland of Luxemburg wonen maar deeltijds in België werken – is de wijziging eveneens ingrijpend. Deze werknemers hebben vaak vergunningen die slechts één jaar geldig zijn en afgestemd zijn op seizoenspieken in de productie. Het afschaffen van e-mailaanvragen betekent het verdwijnen van de laatste snelle, informele route voor dringende opdrachten. Werkgevers die zomerprojecten plannen, wordt daarom aangeraden om aanvragen tijdig in te dienen en ruim van tevoren biometrische afspraken voor verblijfskaarten te reserveren, aangezien lokale gemeenten nog steeds achterstanden hebben.
Immigratieadviseurs juichen de duidelijkheid toe, maar wijzen op mogelijke knelpunten: storingen in het portaal, beperkte klantenservice en regionale controles van loongrenzen die nog handmatige goedkeuring vereisen. Op de lange termijn brengt deze stap België echter op één lijn met buurlanden Nederland en Duitsland, die al grotendeels digitaal werken voor de meeste werkcategorieën, en zal het nalevingscontroles voor global mobility managers vergemakkelijken.
Deze hervorming is een volgende stap in een breder digitaliseringstraject dat al leidde tot de online afhandeling van de veel complexere Single Permit-procedure in Vlaanderen (2023), Brussel (2024) en Wallonië (begin 2025). Volgens de overheid zal het verplicht gebruik van het portaal voor de resterende papierintensieve categorieën dubbele gegevensinvoer voorkomen, ontbrekende documenten automatisch signaleren en een verifieerbare tijdsaanduiding creëren die zowel werkgever als administratie beschermt.
De verwerkingstijden zouden volgens de aankondiging dalen van gemiddeld tien werkdagen naar “slechts drie”, mits de dossiers volledig zijn. Praktisch gezien moeten HR-teams ervoor zorgen dat een wettelijke vertegenwoordiger met een Belgische eID of het digitale equivalent een “mandaat” heeft gekregen binnen het portaal. Veel multinationals werken nog met externe immigratieadviseurs; ook zij moeten vóór 1 mei een nieuwe volmacht uploaden. De autoriteiten waarschuwen dat ontbrekende mandaten automatisch tot afwijzing leiden en dat er geen overgangsperiode wordt voorzien.
Voor grensarbeiders – de zogenaamde ‘frontaliers’ die in Frankrijk, Nederland, Duitsland of Luxemburg wonen maar deeltijds in België werken – is de wijziging eveneens ingrijpend. Deze werknemers hebben vaak vergunningen die slechts één jaar geldig zijn en afgestemd zijn op seizoenspieken in de productie. Het afschaffen van e-mailaanvragen betekent het verdwijnen van de laatste snelle, informele route voor dringende opdrachten. Werkgevers die zomerprojecten plannen, wordt daarom aangeraden om aanvragen tijdig in te dienen en ruim van tevoren biometrische afspraken voor verblijfskaarten te reserveren, aangezien lokale gemeenten nog steeds achterstanden hebben.
Immigratieadviseurs juichen de duidelijkheid toe, maar wijzen op mogelijke knelpunten: storingen in het portaal, beperkte klantenservice en regionale controles van loongrenzen die nog handmatige goedkeuring vereisen. Op de lange termijn brengt deze stap België echter op één lijn met buurlanden Nederland en Duitsland, die al grotendeels digitaal werken voor de meeste werkcategorieën, en zal het nalevingscontroles voor global mobility managers vergemakkelijken.
Bron: The Economic Times
