Het grootste regionale immigratiekantoor van Polen roept werkgevers, verhuisdiensten en buitenlandse ingezetenen op om afspraken op vrijdag 24 april te heroverwegen. Op die dag wordt de biometrische registratie voor verblijfsvergunningaanvragen bij alle servicepunten in de regio Warschau tijdelijk stopgezet. In een bericht van 23 april bevestigt het Mazowiecki Voivodeship Office dat het IT-platform “Pobyt” (Verblijf) een hele werkdag offline zal zijn, zodat technici gegevens kunnen overzetten naar MOS 2.0 – het nieuwe, verplichte e-portal voor bijna alle verblijfsvergunningcategorieën in Polen. MOS 2.0 gaat landelijk live op 27 april, volgens de wijziging van de Vreemdelingenwet van november 2025, die vereist dat aanvragers en hun werkgevers aanvragen elektronisch indienen, ondertekenen en betalen voordat een persoonlijke biometrische afspraak kan worden gemaakt.
Hoewel andere diensten open blijven, kunnen ambtenaren op 24 april geen vingerafdrukken afnemen of fysieke verblijfskaarten uitgeven. Daarom raadt het voivodeschap aan om afspraken te verzetten om dubbele bezoeken te voorkomen. HR-teams die in het voorjaar veel hooggekwalificeerde medewerkers aannemen, moeten rekening houden met een extra week voorbereidingstijd, vooral voor niet-EU-medewerkers waarvan het werkstartrecht afhangt van het indienen van biometrische gegevens.
![Woiwodschap Warschau waarschuwt voor vrijdag zonder vingerafdrukken terwijl Polen zich voorbereidt op MOS 2.0 immigratieportaal]()
Deze tijdelijke onderbreking maakt deel uit van een gefaseerde landelijke uitrol. Eerder deze week gaf het Lubuski Voivodeship een vergelijkbare waarschuwing af en verschillende andere provincies hebben stilletjes boekingsmogelijkheden voor eind april geblokkeerd. Zodra MOS 2.0 volledig operationeel is, worden papieren aanvragen juridisch als “niet ingediend” beschouwd en ontvangen aanvragers een digitaal indieningsbewijs dat gedeeld kan worden met HR of salarisadministratie.
De autoriteiten beloven dat het systeem de verwerkingstijden met 20% zal verkorten, maar experts waarschuwen dat het missen van verplichte uploads – zelfs een gescande paspoortpagina – automatisch tot afwijzing leidt. Voor global mobility managers is de boodschap duidelijk: controleer alle medewerkers met een afspraak op 24 april, upload volledige documenten vooraf en informeer reizigers dat de capaciteit van de balie voor spontane hulp zeer beperkt zal zijn.
Bedrijven die hun eigen uitzendingen naar Polen regelen, doen er goed aan hun onboardingchecklists aan te passen aan de MOS 2.0-procedure en rekening te houden met ongewijzigde leges: PLN 340 voor tijdelijke verblijfsvergunningen en PLN 440 voor de nieuwe driejarige CUKR-kaart voor Oekraïners.
Hoewel andere diensten open blijven, kunnen ambtenaren op 24 april geen vingerafdrukken afnemen of fysieke verblijfskaarten uitgeven. Daarom raadt het voivodeschap aan om afspraken te verzetten om dubbele bezoeken te voorkomen. HR-teams die in het voorjaar veel hooggekwalificeerde medewerkers aannemen, moeten rekening houden met een extra week voorbereidingstijd, vooral voor niet-EU-medewerkers waarvan het werkstartrecht afhangt van het indienen van biometrische gegevens.
Deze tijdelijke onderbreking maakt deel uit van een gefaseerde landelijke uitrol. Eerder deze week gaf het Lubuski Voivodeship een vergelijkbare waarschuwing af en verschillende andere provincies hebben stilletjes boekingsmogelijkheden voor eind april geblokkeerd. Zodra MOS 2.0 volledig operationeel is, worden papieren aanvragen juridisch als “niet ingediend” beschouwd en ontvangen aanvragers een digitaal indieningsbewijs dat gedeeld kan worden met HR of salarisadministratie.
De autoriteiten beloven dat het systeem de verwerkingstijden met 20% zal verkorten, maar experts waarschuwen dat het missen van verplichte uploads – zelfs een gescande paspoortpagina – automatisch tot afwijzing leidt. Voor global mobility managers is de boodschap duidelijk: controleer alle medewerkers met een afspraak op 24 april, upload volledige documenten vooraf en informeer reizigers dat de capaciteit van de balie voor spontane hulp zeer beperkt zal zijn.
Bedrijven die hun eigen uitzendingen naar Polen regelen, doen er goed aan hun onboardingchecklists aan te passen aan de MOS 2.0-procedure en rekening te houden met ongewijzigde leges: PLN 340 voor tijdelijke verblijfsvergunningen en PLN 440 voor de nieuwe driejarige CUKR-kaart voor Oekraïners.
