Polen kondigt verplichte elektronische indiening van verblijfsvergunningen aan via MOS-portaal vanaf 27 april 2026

Buitenlanders die in Polen willen wonen of werken, kunnen binnenkort nog maar via één kanaal hun aanvragen indienen: het overheidsportaal Moduł Obsługi Spraw (MOS). In een richtlijn van 21 april 2026 bevestigde het ministerie van Binnenlandse Zaken dat vanaf 27 april alle aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen, permanente verblijfsvergunningen en EU-langdurig ingezetenenvergunningen uitsluitend elektronisch moeten worden ingediend. Papieren formulieren die na 26 april binnenkomen, worden "niet in behandeling genomen," wat betekent dat ze als niet ingediend worden beschouwd.

Deze stap rondt een digitale transformatie van 18 maanden af, waarbij de meeste Poolse provinciekantoren al zijn overgestapt van fysieke wachtrijen naar online afspraken. Voor werkgevers betekent dit vooral het verdwijnen van de traditionele ‘print-onderteken-wacht’ werkwijze. HR-teams moeten voor elke aanvrager een Vertrouwd Profiel (Profil Zaufany) regelen, ondersteunende documenten omzetten naar het vereiste PDF/A-formaat en betalingen elektronisch afhandelen. Bedrijven die de deadline missen, moeten hun aanvragen opnieuw via MOS indienen, met het risico op onderbrekingen in de werkvergunning.



Het ministerie meldt ook dat vanaf 4 mei buitenlanders die tijdelijke bescherming genieten onder de Oekraïense Speciale Wet hun aanvragen voor de nieuwe CUKR-verblijfskaart uitsluitend via MOS kunnen indienen. Dit zet extra druk op duizenden Oekraïense professionals wiens PESEL-UKR-status op 1 september 2026 afloopt, om zich snel vertrouwd te maken met het e-portaal. NGO’s die gratis immigratiehulp bieden, waarschuwen dat kleinere werkgevers en zelfstandige aanvragers mogelijk moeite hebben met de bestandsformaten en dringen er bij de overheid op aan om voor de lancering Engelstalige en Oekraïense handleidingen te publiceren.

Juridische experts juichen de verandering toe vanwege snellere dossiertracking en minder risico op zoekgeraakte documenten. Ze waarschuwen echter dat MOS nog geen functie voor bulk-upload heeft, waardoor bedrijven die meerdere aanvragen indienen, gegevens handmatig per werknemer moeten invoeren. Hoewel een backoffice-API in ontwikkeling is, wordt deze niet vóór 2027 verwacht.

Praktische tips voor HR: test het portaal deze week met een testprofiel, zorg dat elke aanvrager een werkend Vertrouwd Profiel heeft en scan paspoorten in kleur op 300 dpi om afwijzingen te voorkomen. Bedrijven met tijdkritische opdrachten doen er verstandig aan om eventuele laatste papieren dossiers uiterlijk 25 april per koerier te versturen, zodat ze nog volgens de oude regels worden geaccepteerd.