In een langverwachte stap voor werkgevers, universiteiten en buitenlandse professionals heeft het Poolse Bureau voor Buitenlanders (UdSC) op 27 april 2026 om 00:01 uur het nieuwe IT-systeem Moduł Obsługi Spraw (MOS) in gebruik genomen. Vanaf dat moment moeten aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen, permanente verblijfsvergunningen en EU-langdurig ingezetene-status uitsluitend online worden ingediend via het MOS-portaal. Papieren aanvragen die na 26 april binnenkomen, worden niet meer in behandeling genomen, ongeacht de poststempel, waarmee het decennialange “wachtrij bij de voivode” model definitief wordt beëindigd.
Het portaal is geïntegreerd met het Poolse vertrouwde profiel (Profil Zaufany) voor éénmalige aanmelding, waardoor buitenlandse burgers of hun gemachtigde advocaten formulieren kunnen invullen, bewijsstukken kunnen uploaden en kosten kunnen betalen in één doorlopend proces. De verwerkingstijd wordt berekend vanaf het moment dat een e-aanvraag in MOS binnenkomt, niet vanaf de datum van bezorging van papieren documenten. Volgens het UdSC zorgt dit voor een transparant digitaal auditspoor voor zowel aanvragers als inspecteurs.
![Polen schakelt alle aanvragen voor verblijfsvergunningen over naar nieuw MOS e-portaal]()
Voor mobiliteitsmanagers binnen bedrijven is deze verandering ingrijpend: grote werkgevers die medewerkers naar Warschau, Krakau, Poznań of Gdańsk verplaatsen, kunnen nu gegevens in bulk uploaden en de status van dossiers centraal volgen, in plaats van personeel naar meerdere regionale kantoren te sturen. Universiteiten die onderzoekers werven via de EU Blue Card en ICT-programma’s profiteren van vergelijkbare efficiëntieverbeteringen, terwijl gezinsherenigingsaanvragen vanuit het buitenland onder overgangsregels nog steeds op papier moeten worden ingediend.
Het UdSC heeft Engelstalige en Poolstalige veelgestelde vragen, videotutorials en een helpdesknummer gepubliceerd, maar waarschuwt voor “aanvankelijke vertragingen” terwijl gebruikers wennen aan tweefactorauthenticatie en de vereisten voor het scannen van documenten. Werkgevers wordt aangeraden interne trainingen te plannen en de tijdlijnen voor gedetacheerde werknemers bij te werken. Immigratieadviseurs verwachten aanvankelijk een piek aan afwijzingen door onvolledige scans, maar voorspellen dat MOS, zodra het systeem goed draait, de afhandelingstijden met enkele weken zal verkorten en Polen een concurrentievoordeel zal geven ten opzichte van naburige talentencentra zoals Tsjechië en Duitsland.
Het portaal is geïntegreerd met het Poolse vertrouwde profiel (Profil Zaufany) voor éénmalige aanmelding, waardoor buitenlandse burgers of hun gemachtigde advocaten formulieren kunnen invullen, bewijsstukken kunnen uploaden en kosten kunnen betalen in één doorlopend proces. De verwerkingstijd wordt berekend vanaf het moment dat een e-aanvraag in MOS binnenkomt, niet vanaf de datum van bezorging van papieren documenten. Volgens het UdSC zorgt dit voor een transparant digitaal auditspoor voor zowel aanvragers als inspecteurs.
Voor mobiliteitsmanagers binnen bedrijven is deze verandering ingrijpend: grote werkgevers die medewerkers naar Warschau, Krakau, Poznań of Gdańsk verplaatsen, kunnen nu gegevens in bulk uploaden en de status van dossiers centraal volgen, in plaats van personeel naar meerdere regionale kantoren te sturen. Universiteiten die onderzoekers werven via de EU Blue Card en ICT-programma’s profiteren van vergelijkbare efficiëntieverbeteringen, terwijl gezinsherenigingsaanvragen vanuit het buitenland onder overgangsregels nog steeds op papier moeten worden ingediend.
Het UdSC heeft Engelstalige en Poolstalige veelgestelde vragen, videotutorials en een helpdesknummer gepubliceerd, maar waarschuwt voor “aanvankelijke vertragingen” terwijl gebruikers wennen aan tweefactorauthenticatie en de vereisten voor het scannen van documenten. Werkgevers wordt aangeraden interne trainingen te plannen en de tijdlijnen voor gedetacheerde werknemers bij te werken. Immigratieadviseurs verwachten aanvankelijk een piek aan afwijzingen door onvolledige scans, maar voorspellen dat MOS, zodra het systeem goed draait, de afhandelingstijden met enkele weken zal verkorten en Polen een concurrentievoordeel zal geven ten opzichte van naburige talentencentra zoals Tsjechië en Duitsland.
