Polen lanceert op maandag 27 april 2026 landelijk de langverwachte MOS 2.0 (Moduł Obsługi Spraw) platform, waarmee een einde komt aan de papieren verblijfsvergunningaanvragen. Vanaf die datum moeten alle aanvragen voor een tijdelijke of permanente verblijfsvergunning, of voor de status van langdurig ingezetene van de EU, elektronisch worden ingediend via mos.cudzoziemcy.gov.pl. Aanvragen op papier die na 26 april binnenkomen, worden direct afgewezen.
De digitale overgang verandert de verplichtingen voor werkgevers ingrijpend. Hoewel bedrijven geen MOS-accounts hoeven aan te maken, ontvangt de werkgever telkens wanneer een buitenlandse werknemer een aanvraag indient een unieke link per e-mail naar “Bijlage 1”, een formulier waarin salaris, contractduur en arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd. De werkgever moet deze bijlage binnen 30 dagen invullen en digitaal ondertekenen; anders wordt de immigratiezaak automatisch geschorst. Alleen handtekeningen met een betrouwbaar profiel of gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden geaccepteerd; gescande PDF’s zijn niet meer geldig.
![Polen brengt alle aanvragen voor verblijfsvergunningen online en introduceert nieuwe “CUKR”-kaart voor Oekraïners]()
Bezoeken aan het provinciekantoor blijven nodig voor biometrische gegevens en paspoortcontroles, maar het aantal fysieke bezoeken zal naar verwachting sterk afnemen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat MOS 2.0 de gemiddelde verwerkingstijd van negen maanden terugbrengt tot maximaal 90 dagen, al waarschuwen experts dat de leercurve voor aanvragers, werkgevers en ambtenaren in het begin tot vertragingen kan leiden.
Tegelijkertijd introduceert Warschau een nieuw wettelijk traject voor vluchtelingen uit Oekraïne. Vanaf 4 mei 2026 kunnen in aanmerking komende Oekraïners de CUKR-kaart aanvragen (Karta CUKR – “Eerder onder tijdelijke bescherming”), die recht geeft op een verblijf van drie jaar, onbeperkte toegang tot de arbeidsmarkt, het recht om een bedrijf te runnen en visumvrij reizen binnen Schengen tot 90/180 dagen. De tijd onder CUKR telt mee voor de vijfjarige verblijfsduur die nodig is voor de status van langdurig ingezetene van de EU.
HR-teams doen er verstandig aan om alle buitenlandse medewerkers waarvan het verblijf binnen drie maanden verloopt te controleren en ervoor te zorgen dat MOS-inloggegevens, werkgevers-e-mailadressen en e-handtekeningtools klaarstaan vóór 27 april. Bedrijven die de immigratieafhandeling uitbesteden, moeten hun volmachten aanpassen, want MOS 2.0 accepteert alleen elektronische volmachten met een gekwalificeerd certificaat. Wie zich niet aanpast, riskeert dat belangrijke medewerkers ongedocumenteerd raken – en onder het strenge sanctieregime van Polen kunnen werkgevers boetes krijgen tot 30.000 PLN (€6.600) per illegale werknemer.
De digitale overgang verandert de verplichtingen voor werkgevers ingrijpend. Hoewel bedrijven geen MOS-accounts hoeven aan te maken, ontvangt de werkgever telkens wanneer een buitenlandse werknemer een aanvraag indient een unieke link per e-mail naar “Bijlage 1”, een formulier waarin salaris, contractduur en arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd. De werkgever moet deze bijlage binnen 30 dagen invullen en digitaal ondertekenen; anders wordt de immigratiezaak automatisch geschorst. Alleen handtekeningen met een betrouwbaar profiel of gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden geaccepteerd; gescande PDF’s zijn niet meer geldig.
Bezoeken aan het provinciekantoor blijven nodig voor biometrische gegevens en paspoortcontroles, maar het aantal fysieke bezoeken zal naar verwachting sterk afnemen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat MOS 2.0 de gemiddelde verwerkingstijd van negen maanden terugbrengt tot maximaal 90 dagen, al waarschuwen experts dat de leercurve voor aanvragers, werkgevers en ambtenaren in het begin tot vertragingen kan leiden.
Tegelijkertijd introduceert Warschau een nieuw wettelijk traject voor vluchtelingen uit Oekraïne. Vanaf 4 mei 2026 kunnen in aanmerking komende Oekraïners de CUKR-kaart aanvragen (Karta CUKR – “Eerder onder tijdelijke bescherming”), die recht geeft op een verblijf van drie jaar, onbeperkte toegang tot de arbeidsmarkt, het recht om een bedrijf te runnen en visumvrij reizen binnen Schengen tot 90/180 dagen. De tijd onder CUKR telt mee voor de vijfjarige verblijfsduur die nodig is voor de status van langdurig ingezetene van de EU.
HR-teams doen er verstandig aan om alle buitenlandse medewerkers waarvan het verblijf binnen drie maanden verloopt te controleren en ervoor te zorgen dat MOS-inloggegevens, werkgevers-e-mailadressen en e-handtekeningtools klaarstaan vóór 27 april. Bedrijven die de immigratieafhandeling uitbesteden, moeten hun volmachten aanpassen, want MOS 2.0 accepteert alleen elektronische volmachten met een gekwalificeerd certificaat. Wie zich niet aanpast, riskeert dat belangrijke medewerkers ongedocumenteerd raken – en onder het strenge sanctieregime van Polen kunnen werkgevers boetes krijgen tot 30.000 PLN (€6.600) per illegale werknemer.
Bron: StopCor (via InPoland)
