Buitenlandse werknemers en hun HR-teams die op vrijdag 24 april in Polen aankwamen voor afspraken voor verblijfsvergunningen, werden geconfronteerd met een onverwachte hindernis: geen van de immigratiekantoor van de provincies kon vingerafdrukken afnemen. De immigratiekantoor van de provincies Mazovië, Lubusz en Neder-Silezië gaven laat op de avond berichten uit waarin werd uitgelegd dat het verouderde IT-platform “Pobyt” (Verblijf) een hele werkdag offline moest om miljoenen biometrische templates te migreren naar MOS 2.0, het nieuwe digitale portaal van de overheid voor zaakafhandeling. Hoewel de kantoren openbleven voor andere diensten, dwong deze onderbreking werkgevers, verhuisdiensten en particuliere aanvragers om afspraken die vingerafdrukken vereisten te verzetten.
Volgens de Poolse regelgeving zijn vingerafdrukken verplicht voor bijna elk type verblijfskaart, van standaard tijdelijke verblijfsvergunningen tot de binnenkort te lanceren driejarige CUKR-kaart voor Oekraïners. Het missen van een biometrische afname kan de vergunning met weken vertragen en de startdata van gedetacheerde werknemers in gevaar brengen.
Voor global mobility managers is deze storing een generale repetitie voor het leven met MOS 2.0. Vanaf 27 april moeten alle verblijfsvergunningaanvragen elektronisch worden ingediend, en het portaal zal automatisch onvolledige aanvragen afwijzen – zelfs als er een scan van de paspoortomslag ontbreekt. Adviseurs raden aan om extra tijd in te plannen in de planning van opdrachten, ervoor te zorgen dat alle vereiste scans vóór de afspraak zijn geüpload, en reizigers te waarschuwen dat “spontane” correcties niet meer mogelijk zullen zijn zodra de volledig digitale workflow live gaat.
![Poolse immigratiekantoren stoppen op 24 april landelijk met vingerafdrukregistratie vanwege MOS 2.0 datamigratie]()
Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat deze tijdelijke ongemakken op de lange termijn voordelen opleveren. Volgens ambtenaren zal de gecentraliseerde database de afhandelingstijden met 20% verkorten en kunnen buitenlandse inwoners een ontvangstbewijs downloaden dat ze aan politie of werkgevers kunnen tonen terwijl ze wachten op hun plastic kaart. Toch maken praktijkmensen zich zorgen over drukte op de eerste dag, vooral omdat door de storing een week aan vingerafdrukafspraken in de resterende vier dagen moest worden gepropt.
Praktische tips voor werkgevers zijn onder meer: de websites van de provinciale immigratiekantoor in de gaten houden voor eventuele vervolgstoringen, reizende medewerkers adviseren om bewijs van hun verplaatste afspraak bij zich te dragen, en de salarisadministratie herinneren dat legaal verblijf gekoppeld is aan de datum waarop de aanvraag fysiek wordt ontvangen – niet de datum van verzending of koerier.
Bedrijven met grote projectuitrol in mei en juni doen er verstandig aan om deze week aanvragen te versnellen of nieuwe aankomsten uit te stellen totdat de wachtrijen in MOS 2.0 stabiel zijn.
Volgens de Poolse regelgeving zijn vingerafdrukken verplicht voor bijna elk type verblijfskaart, van standaard tijdelijke verblijfsvergunningen tot de binnenkort te lanceren driejarige CUKR-kaart voor Oekraïners. Het missen van een biometrische afname kan de vergunning met weken vertragen en de startdata van gedetacheerde werknemers in gevaar brengen.
Voor global mobility managers is deze storing een generale repetitie voor het leven met MOS 2.0. Vanaf 27 april moeten alle verblijfsvergunningaanvragen elektronisch worden ingediend, en het portaal zal automatisch onvolledige aanvragen afwijzen – zelfs als er een scan van de paspoortomslag ontbreekt. Adviseurs raden aan om extra tijd in te plannen in de planning van opdrachten, ervoor te zorgen dat alle vereiste scans vóór de afspraak zijn geüpload, en reizigers te waarschuwen dat “spontane” correcties niet meer mogelijk zullen zijn zodra de volledig digitale workflow live gaat.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat deze tijdelijke ongemakken op de lange termijn voordelen opleveren. Volgens ambtenaren zal de gecentraliseerde database de afhandelingstijden met 20% verkorten en kunnen buitenlandse inwoners een ontvangstbewijs downloaden dat ze aan politie of werkgevers kunnen tonen terwijl ze wachten op hun plastic kaart. Toch maken praktijkmensen zich zorgen over drukte op de eerste dag, vooral omdat door de storing een week aan vingerafdrukafspraken in de resterende vier dagen moest worden gepropt.
Praktische tips voor werkgevers zijn onder meer: de websites van de provinciale immigratiekantoor in de gaten houden voor eventuele vervolgstoringen, reizende medewerkers adviseren om bewijs van hun verplaatste afspraak bij zich te dragen, en de salarisadministratie herinneren dat legaal verblijf gekoppeld is aan de datum waarop de aanvraag fysiek wordt ontvangen – niet de datum van verzending of koerier.
Bedrijven met grote projectuitrol in mei en juni doen er verstandig aan om deze week aanvragen te versnellen of nieuwe aankomsten uit te stellen totdat de wachtrijen in MOS 2.0 stabiel zijn.
